Vaciar tu mente para ser más productivo

Concentre el pensamiento en las tareas que tiene. Los rayos del sol queman sólo al concentrarlos” - Alexander Graham Bell.

Reconozco que para una persona que no conozca la metodología de organización y productividad Getting Things Done o GTD, la barrera de entrada es muy grande. Desde un principio dejo bien claro a quién me pregunta que es un camino difícil y que a pesar de que los principios, técnicas y herramientas son de sentido común y al alcance de cualquiera, estamos hablando de cambiar hábitos y de instaurar nuevas rutinas en nuestro comportamiento. Esto requiere voluntad, paciencia, dedicación y tiempo. ¿Y quién anda sobrado de estos componentes hoy en día?

Otro obstáculo que frecuentemente observo cuando alguien conoce por primera vez el funcionamiento de este método es lo innecesario que parece a primera vista. ¿De verdad es necesario ir todo el día anotando cosas?¿En serio debo tener más de 10 listas para gestionarlo todo?¿No estaré más saturado todavía si tengo que alimentar todas estas listas y revisarlas periódicamente?    El gran reto por lo tanto es encontrar la motivación necesaria en esa persona para que acepte el desafío y se decida a emprender el camino hacia la organización y la productividad personal que, eso sí, una vez andado, es difícil que decida volver atrás. Para ello necesitaremos en primer lugar identificar cual es la necesidad, y después descubrir cuál es la mejor forma de cubrirla. ¿Qué necesidades comunes tenemos las personas que trabajamos con información hoy en día?

Funcionamos muy parecido a un ordenador

Cuando gestionamos y procesamos nuestros asuntos y acciones, la realidad es que funcionamos de forma muy parecida a cómo lo hace un ordenador.

A la hora de procesar, solo podemos estar concentrados en un asunto a la vez, al igual que un procesador o CPU solo puede procesar una tarea a la vez. Ciertas acciones como conducir o escuchar música las tenemos interiorizadas y podemos combinarlas con otras acciones, pero solo podemos mantener nuestra concentración en un solo asunto a la vez. Si no te lo crees prueba a hacer una llamada con el manos libres mientras conduces del trabajo a casa, y después prueba a hacer otra llamada un día de lluvia mientras vas por una carretera desconocida al doble de la velocidad permitida (es broma, mejor no hagáis ninguna de las dos).

Nuestra capacidad para almacenar elementos en nuestra cabeza también es limitada. Podemos memorizar una lista de aproximadamente unos 8 elementos en nuestra memoria a corto plazo, aquella que usamos más a menudo y con la que trabajamos normalmente. Al igual que la memoria RAM, esta memoria a corto plazo además de limitada es muy volátil. Más de uno se sentirá identificado si alguna vez os han dictado la compra, al quinto producto ya no os acordáis del primero y tenéis que ir corriendo a por papel y boli y hacer una lista.   Tenemos también una memoria a largo plazo con más capacidad. De la misma forma que con el disco duro de un ordenador, escribir en esta memoria es muy costoso. Normalmente usamos técnicas sofisticadas como mnemotécnicos, cronogramas, tablas o mapas mentales. Además requiere un esfuerzo adicional como leer repetidas veces un mismo texto o copiarlo manualmente para que ese conocimiento se asiente en nuestra cabeza. También la lectura es más costosa, requiere esfuerzo llegar a aquella información que hace más tiempo que reside en nuestra memoria, y no siempre nos viene al instante. Por si fuera poco, con el tiempo esta memoria se va debilitando y deja paso a nueva información, y aunque no sea tan volátil como la memoria a corto plazo la memoria a largo plazo tampoco es infalible.

Venciendo nuestros propios límites

Una vez descrito el funcionamiento de nuestra mente es común, sobre todo entre los trabajadores de la información, encontrarse con los siguientes problemas:

• Puesto que nuestra capacidad de almacenamiento es finita y cada vez procesamos una mayor cantidad de información, no tenemos capacidad para mantener en la cabeza toda la información importante.
• Dado que nuestra memoria se debilita con el tiempo y se olvida de lo más antiguo, nuestra atención tiende a estar en los asuntos más recientes, que no siempre coincidirán con los más importantes.
• La información relativa a asuntos o acciones importantes que dejamos de lado aparcada u olvidada, provocará tarde o temprano un incendio. Es en ese momento cuando sentimos que no damos abasto y no tenemos tiempo para nada. Después de estas situaciones además tendremos la sensación de que podríamos haber hecho algo más para no perder el control si hubiéramos planificado soluciones con tiempo.

La necesidad por tanto consiste en encontrar una solución para poder gestionar toda esta información relacionada con asuntos, compromisos y acciones. Lo que necesitamos es despojar de la responsabilidad de mantener toda la gestión de esta información a nuestra cabeza, pues hemos visto que nuestra cabeza con los recursos de que dispone no es capaz de llevar a cabo una gestión eficaz y eficiente.

La solución pasar por delegar

Necesitamos delegar la responsabilidad de la gestión, no a otra persona más responsable que nosotros, sino a un sistema externo controlado por nosotros. Es precisamente lo que plantea David Allen en su metodología GTD: construir un sistema de almacenamiento y procesado basado en listas, fuera de nuestra cabeza, en el que confiemos y deleguemos esa gestión.

Mediante un volcado de todos nuestros asuntos fuera de nuestra mente hacia este sistema, nuestra cabeza estará despejada y concentrada en lo que realmente tengo que hacer en este momento para lograr maximizar los resultados. Además serán necesarias una serie de revisiones continuas y periódicas para asegurarnos de que este sistema está al día, listo para ubicar nuevos asuntos, un aspecto clave para mantener a la larga la confianza.

Los resultados obtenidos merecen la inversión

  Está claro que un sistema que debe estar actualizado y completo necesitará de un esfuerzo adicional por nuestra parte. Debes preocuparte de tener siempre a mano algo con lo que capturar tus pensamientos para que acaben en tu sistema, y además si quieres confiar en él deberás revisarlo con la frecuencia necesaria para tener la tranquilidad de que nada de lo que hay almacenado en él queda desatendido.

Sin embargo el tener este sistema aporta grandes beneficios que compensan con creces los costes:

• Tu memoria pasa a ser infalible, ya que el sistema no olvida ni borra información cuando pasa el tiempo o cuando hay nueva información.
• Confías en tu sistema y por tanto tu preocupación constante disminuye. El número de situaciones límite disminuirán ya que planificarás mejor y te encargarás de los asuntos importantes con el tiempo y dedicación adecuados. Seguirás teniendo situaciones de estrés, pero solo serán las imposibles de prever y planificar, por lo que tendrás la tranquilidad de que de cualquier forma no podrías haber hecho nada antes para mitigar la situación.
• Nuestra mente, en lugar de estar centrada en constantes preocupaciones, la tendremos 100% disponible para generar más ideas, detectar nuevas oportunidades o encontrar soluciones más creativas y efectivas a nuestros posibles problemas.
• Disfrutarás más del momento en cualquier situación. Por muy grande que sea tu lista de asuntos pendientes tienes la certeza de que en este momento te estás ocupando de la más importante y el resto puede esperar. También tu capacidad de concentración aumentará, no tendrás distracciones internas en forma de preocupación por asuntos pendientes pues todos están correctamente recogidos y gestionados.
• Nuestro sistema es una gran foto de los asuntos y acciones pendientes. Es un recurso excelente para aumentar nuestra perspectiva y revisar si vamos en el buen camino o no para nuestro éxito personal y profesional. Esta foto nos permitirá en todo momento tomar las mejores decisiones y abordar primero aquel 20% de los asuntos que nos proporcionarán el 80% de los resultados.

En definitiva, si conseguimos vaciar nuestra mente y delegar toda la gestión de nuestros asuntos a un sistema externo como GTD, tendremos nuestra mente disponible con el procesador, memoria y disco duro al 100%. En lugar de intentar recordar todo lo que tenemos que hacer, distraernos con lo último que llegue o preocuparnos por llegar a todo por miedo a que algo importante se pierda, nos podremos centrar en los asuntos importantes y relevantes a la vez que disfrutamos más del momento.

Comienza ya a ser más productivo

Seguramente ya hayas comenzado a leer sobre productividad y te hayas sentido identificado con alguna de las situaciones descritas en alguna de estas líneas. No te puedo recomendar otra cosa: no mires atrás y comienza ya. Tanto en esta publicación como en los sitios enlazados, te aseguro que no te faltará información y apoyo tanto para comenzar como para progresar en tu camino. ¿Qué puedes perder?