La productividad personal como camino de aprendizaje

Te prometo que no es mi intención ponerme filosófico ni venderte la productividad personal como algo espiritual ni siquiera como un modo de vida. Mi intención en las siguientes líneas es presentarlo como lo que realmente es: Un camino de mejora incremental basado en la acción. A lo largo de estos años me ido despojando de ciertos clichés y perjuicios que condicionaban mi forma de ver las cosas hasta el punto de influir en mis decisiones y mi forma de actuar. La primera gran mentira fue darme cuenta de que nadie iba a venir de fuera a arreglarme mis problemas, ni un consultor, ni un coach, incluso comprendí que ni los mismísimos David Allen con su GTD ni Berto Pena con sus consejos precisos y mordaces me moverían de la posición de ‘eres un desastre’ a la de ‘Mr. Eficiente’. El cambio lo lleva a cabo uno mismo a través de su compromiso y sus acciones. Puedes aprender una nueva metodología y apoyarte en los mejores consejos pero en el momento de modificar tus rutinas o al ‘hacerlo de forma diferente’, generarás resistencia y si lo único que tienes es un vago deseo de mejora te acabarás dejando llevar a la comodidad de lo que ya conoces. El segundo gran problema es que para trabajar mejor necesitas mejores herramientas. Menudo coñazo que os damos los que escribimos sobre productividad y eficiencia sobre el tema, pero es verdad. No son las herramientas, son los hábitos. Es un concepto fácil de entender y lo asimilamos de forma inmediata, quizá nos falta profundidad en su comprensión. Una herramienta asentada sobre un mal hábito actúa como altavoz, especialmente si nos apoyamos en el tremendo poder de la tecnología. GTD —acompañado por la sofisticación del software — no sirve de nada si nos negamos a ejecutar de forma ordenada los hábitos de recopilación, procesado, organización, revisión y ejecución que lo acompañan. La tercera gran cuestión es la comprensión del carácter incremental del proceso. Cómo todo aprendizaje sustentado en la adquisición de conocimiento para ‘saber cómo hacerlo’ y la experiencia aportada por el ciclo prueba-error ganamos en pericia puliendo nuestra forma de resolver. Eso significa que después de aplicar GTD durante 5 años para gestionar tu flujo de trabajo no serás el mismo que eras al inicio. Se ha generado una transformación realizada a través de un cambio en la organización de tus asuntos, de la definición explicita de tus responsabilidades y objetivos, de la mejora del balance profesional-personal o en resumen, de la creación de espació para nuevas actividades y un cambio en el enfoque de su planificación y ejecución.

Esté ejemplo describe el camino a recorrer en la mejora de la productividad y el propósito de este artículo. Cabe añadir que una persona con esa trayectoria no es mejor que su yo cinco años atrás, simplemente es otra persona con otros intereses y otra forma de hacer. Pasamos por distintas etapas con diferentes necesidades a cumplimentar en cada una, desarrollando las habilidades y conocimientos pertinentes para ello. Para conseguir subirse a este tren hace falta un componente de reflexión que empieza por el hábito de revisar. Entiendo que dicho concepto se arraiga con mayor fuerza en los usuarios de la metodología Getting Things Done y deja a los demás un poco descolocados. Por la relevancia dada a esta actividad, me permito pues una pequeña aclaración sobre el concepto: Necesitamos revisar nuestra actividad para establecer un orden en los asuntos manejados. Primero de carácter administrativo, limpiando y ordenando listas de tareas/acciones y agenda para que reflejen la realidad. Segundo para tomar decisiones sobre lo que debemos hacer, descartando y activando temas. Finalmente a un nivel más elevado escogemos en que trabajamos más allá de una semana vista, nuestros proyectos y objetivos.

A nivel diario y semanal la revisión nos muestra esas actividades que quedan pendientes en la lista de lo siguiente a realizar. Actividades programadas para un martes llegan a viernes y siguen allí. Empieza el ciclo de corrección y aprendizaje:

¿Porqué? Urgencias, interrupciones, cambio de criterio al priorizar. ¿Qué puedo hacer? Reservar una hora o una tarde para quitarme de encima estas tareas enquistadas… Ser más restrictivo al aceptar nuevas responsabilidades… Confeccionar una lista de 2-3 tareas prioritarias a realizar durante la jornada…

A niveles más elevados son otras las cosas que se mueven: una revisión mensual donde puntear los proyectos que llevamos a cabo. A más alto el nivel de perspectiva más elevadas son las inquietudes. ¿Porqué no doy más prioridad a los proyectos vinculados a conseguir un objetivo? ¿Es esto lo que realmente debería estar haciendo?
En el fondo darse cuenta que algo no funciona y necesitamos dar un giro a cómo hacemos las cosas. Correcciones en nuestra actividad en forma de pequeños experimentos para saber si esa nueva fórmula nos funciona, se ajusta a nuestra forma de ser. He aquí otro hito del camino, entender que una cosa es el método y otra cosa el animal que lo implementa. El sistema bajo el que trabajamos nos marca la forma como hacer las cosas pero deja un margen de libertad - no somos autómatas - en ciertos aspectos como la decisión de lo que debes/quieres hacer, sin marcarte criterios o referencias para priorizar (tú decides tu objetivo), y la forma como ejecutar tus acciones. Descubrir lo que a ti te funciona aplicándolo en esos espacios de libertad es el complemento para hacer crecer tu eficiencia y eficacia. Buscamos mejorar nuestra productividad personal cómo vía para hacer mejor las cosas, hacer más o lo mismo en menos tiempo. Se trata de un proceso de aprendizaje sobre cómo convertir las ideas en acciones y estas en una realidad, pero más allá de lo evidente uno consigue conocerse mejor. Sabes de qué pie cojeas y al corregir tus errores cambias tu forma de hacer y en el fondo también tu forma de ser. Lo prometido, no acabaré poniéndome trascendental pero lo haré diciendo algo que en el fondo ya sabes: Este camino es apasionante, no solo mejoras tus capacidades ahondas en tu forma de ser distinguiendo lo que es realmente importante.