Entrevista con José Miguel Bolivar
Augusto: Bienvenidos a la entrevista de la revista Productive! Magazine en Español, número 4. En el día de hoy tenemos a José Miguel Bolivar, con quien creo que vamos a tener una deliciosa conversación y un momento realmente de deleite.
José Miguel acaba de publicar su más reciente libro que se llama Productividad Personal, Aprende a liberarte del Estrés con GTD.
José Miguel es una de las personas que yo leo en Español, y que escribe sobre GTD y como llevarlo realmente a otro nivel desde hace muchos años. Inclusive antes de que yo empezara a escribir en Español, en materia de Productividad.
Ya podías encontrar a gente como José Miguel, escribiendo, como Jeroen Sangers, quien también ha estado en nuestra revista, que realmente son gente que ha llevado este conocimiento a otro nivel, dentro de España e inclusive a nivel Mundial, gracias al Internet de hoy en día muchas de estas barreras simplemente no existen.
Pero, déjenme introducirles a José Miguel, cuéntanos un poco José Miguel, para aquellos que no te conocen, o que conocen a lo mejor no todo, ¿Quién es José Miguel, y que hace José Miguel?
José Miguel: Muy bien Augusto, pues, yo a día de hoy, trabajo como consultor artesano, estoy especializado en temas de Productividad, y prefiero llamarlo efectividad, pero para que nos entendamos, seria Productividad en sus dos vertientes tanto en lo personal, como en lo organizativo, y dentro del ámbito de la Productividad Personal, efectivamente tengo una larga trayectoria asociada a la metodología GTD, de la cual soy usuario hace prácticamente 10 años, y sobre la que llevo escribiendo en mi blog, pues también voy a hacer ahora dentro de nada cumpleaños, … desde Junio de 2008.
Ahora mismo, mi actividad se centra principalmente alrededor de lo que es consultoría y formación en temas de productividad, y eso es un poco cómo me defino a día de hoy.
Augusto: Haces una distinción interesante, hablas de Efectividad, y Productividad y no te lo puedo dejar escapar, ya que creo que es una distinción realmente importante, en la cual estoy totalmente de acuerdo. Pero me gustaría escuchar cual es tu definición y ¿porqué hacer esa distinción
José Miguel: Bueno, esto es una palabra, que tiene un significado un tanto ambiguo, en castellano. Se le suele comparar o utilizar como sinónimo de eficacia en ocasiones. Es una palabra que he tomado prestada, de Peter Drucker.
Peter Drucker en uno de sus libros, viene a decir que la efectividad, es la combinación de la eficacia y de la eficiencia. El dice que eficacia, es hacer las cosas correctas, entendiendo por cosas correctas las que nos permiten alcanzar el resultado que buscamos, el habla de “doing the right things”, y dice que eficiencia es hacer las cosas bien hechas, y el bien hechas, tiene que ver con el uso óptimo de recursos. Es decir, utilizar la cantidad mínima u óptima de recursos, que permitan la consecución de ese resultado, que seria el “doing the things right”. Entonces, el dice que efectividad es doing the right things right. Osea, es hacer bien o de manera óptima las cosas correctas, y a mí es un termino que me gusta mucho, porqué implica la parte de eficacia, que implica la parte de toma de decisiones, que caracteriza al trabajo del conocimiento, frente al trabajo manual.
En el trabajo manual la eficacia es algo que se presupone, y entonces la mejora productiva generalmente, es equivalente a la mejora de la eficiencia, es decir, como hacer un uso más óptimo de los recursos necesarios para conseguir ese resultado de una forma que de alguna manera ya viene predefinida.
Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la productividad, no solo depende de hacer las cosas de manera muy eficiente, si no que depende de hacer determinadas cosas, y eso conlleva no hacer otras cosas, entonces a mi me gusta “Efectividad”, porque incluye ambos matices.
Sigo usando el termino productividad, porque a la gente le es mas familiar, pero también es un término, que a un porcentaje importante de la población, le genera cierto rechazo, porqué hay mucha gente para la que Productividad, en el entorno de la empresa tiene estas connotaciones negativas, en el sentido de apretar las tuercas, de bajar los salarios, de más horas de trabajo, de más horas de presencia en la oficina, entonces es un proceso lento, como el Coke y el Coca-Cola, de ir acostumbrando al nuevo concepto, pero siempre que puedo empiezo a utilizar “Efectividad”.
Augusto: Es muy interesante; yo al igual que tu, tengo algunos años siguiendo GTD, y siempre he dicho, que es casi divertido, ver a la gente que descubre GTD y empieza a ver, porqué empiezan, y efectivamente empiezan en un camino de productividad, y de repente llegan a un punto en el cual se dan cuenta de que no es acerca de productividad, porque ahora efectivamente antes podían hacer a lo mejor 5 cosas, y ahora pueden hacer 25, pero hay un momento en el que te das cuenta que de todos modos, existe un límite, y ahora viene la pregunta de ¿cuales son las cosas que estás haciendo?
Ahora puedo hacer todas estas cosas, pero son esas las cosas correctas, y se convierte en algo muy interesante.
Me gustaría escuchar cual es tu experiencia; como Coach, la experiencia es distinta. Lo que yo he visto, es que la gente llega a este punto, y entonces hay dos caminos que tienden a ser bastante radicales.
O GTD, no sirve, porque obviamente, si, estoy haciendo mucho más, pero estoy igual de frustrado de lo que estaba hace un año, o bien entonces lo que yo llamo el paso a GTD 2.0, que es cuando agarras el sistema y lo vuelves a destruir para que ahora el sistema sea, y usando tus mismas palabras, un sistema de efectividad, y no un sistema de productividad, y ahí es donde en mi opinión GTD en realidad, saca a relucir alguna de sus características más interesantes.
Yo se que tienes muchos años enseñando, y muchos años en esto. ¿Cual ha sido tu experiencia con estas dos, o has visto más caras de esa misma moneda?
José Miguel: Bueno, yo te puedo contar Augusto, incluso mi propia experiencia personal. Yo fui de esas personas imagino una situación muy normal, que se acerca a GTD ante una necesidad de hacer más cosas.
Mi intención inicialmente era meramente cuantitativa. Yo lo que quería era que las horas dieran más de si y poder hacer más cosas en el mismo tiempo, que es una situación que me he encontrado y me sigo encontrando de manera repetitiva. Efectivamente como tu muy bien dices al principio, de echo los propios libros de David Allen refuerzan, refuerzan esta situación, en el sentido de que la parte de control, es una parte que a pesar de la complejidad que encierra, enseguida le ves la aplicabilidad, la utilidad, la pones en marcha, mejor o peor, pero es cierto que el retorno está ahí. Es un retorno inmediato; luego te faltan los hábitos te caes del carro, etc, pero lo ves aplicable, lo experimentas de manera inmediata.
Yo, en mi caso la parte de perspectiva mis primeras aproximaciones, lo dejé de lado, y en parte, lo dejé de lado, porque en mi opinión es algo que David Allen, no acierta a explicar con suficiente claridad, por lo menos para mi. Se me hizo pesada, farragosa; igual que le había visto mucha utilidad a la parte de control, lo otro me parecía primero como muy lejano en aquel momento, mi situación era con el agua hasta el cuello, y luego tampoco era una cosa amena de leer, ni siquiera por curiosidad.
Yo tardé años, muchos años, puede que tres o cuatro, la verdad es que ahora no lo recuerdo. En una de las enésimas lecturas del libro, porque yo creo que Organízate con Eficacia, lo he debido de leer media docena de veces, en una de las enésimas lecturas, ya desde una situación de control, o sea ya acostumbrado a tener las cosas bajo control, y realmente si que empecé a descubrir el valor de la productividad y a producirse toda esa reflexión de: Oye, que a lo mejor esto no va tanto de hacer muchas cosas, si no de hacer lo que hay que hacer, lo que conlleva el dejar sin hacer muchas cosas. Esto, efectivamente como muy bien apuntas, pues es una situación muy normal.
La persona más resistente a abandonar el paradigma de Productividad como algo únicamente cuantitativo, se siente frustrada y abandona la metodología.
Pero francamente, mi experiencia es que la gente que persevera un poco en el uso de GTD, con el paso del tiempo acaba llegando a descubrir la productividad.
Yo por lo menos, con los colegas con los que trabajo habitualmente, a día de hoy, estamos todos de acuerdo en que la parte realmente potente de metodologías como GTD, a pesar de estas ambigüedades que comentábamos o de la falta de claridad con todo, la parte realmente potente, lo que marca una diferencia espectacular entre el antes y el después, es toda la parte de perspectiva; fundamentalmente, porque es lo que te permite pasar a ser proactivo, que entronca un poco con Stephen Covey toda la parte de la proactividad, del anticiparte, del no esperar a que surja el problema para atacarlo, si no intentar como hábito, prever en la medida de lo posible lo que se pueda prever; y actuar antes de que surja la necesidad o la obligación de tener que actuar.
Augusto: Si, es interesante que menciones a Covey, porque yo siempre he dicho que aún cuando la gente piensa que es un libro que se volvió obsoleto, yo digo no, no se volvió obsoleto. En realidad de sus 7 hábitos, el que cambió fue el número 3; y muchas veces, yo le recomiendo a la gente que lea el libro,… hábito 1, hábito 2, Getting Things Done, o Organízate con eficacia de David Allen, 4, 5, 6 y 7. Porque efectivamente, el libro de Covey viene a complementar una cantidad de cosas que van a esa segunda parte, que van a esa reflexión y como bien dices, mucha gente llega a ese punto de reflexión y no creo que el libro esté mal, simplemente es un concepto muy difícil de explicarle a la gente, así como era muy difícil explicarle a la gente como iban a obtener ese control, porque yo no se en tu caso en particular; pero yo recuerdo la primera vez que yo leí el libro y mi primera reacción la cual obviamente evolucionó con los años fue: Osea, lo que me estás diciendo es que en vez de tener una lista de seis páginas, voy a tener seis listas de una página.
Creo que es una reacción muy común; después entiendes la importancia de así como, si sigues creciendo dentro de la metodología te adentras dentro de la importancia de la perspectiva y muchas otras cosas. Pero efectivamente, al principio, trae ese golpe.
Yo no se si en España, está disponible el otro libro; porque el en el segundo libro “Making it all Work”… no se cual sería la traducción en Español (José Miguel: Haz que funcione), Obviamente, ese libro ya lo leíste dentro de una perspectiva muy distinta; pero yo digo que ambos libros son importantes, porque el primer libro, como tu mencionas hace un énfasis increíble en el control. El segundo libro, en cambio, pasa gran parte del libro haciendo énfasis en la perspectiva. Pero es difícil de recomendar la lectura, en el sentido de como bien dices, si no tienes el control, no puedes ver la perspectiva. No se ¿cual fue tu experiencia cuando tu leíste ese libro?, por que por lo que estamos hablando de tiempo, ya tenias un sistema solido, una aplicación solida, inclusive ya tenias tiempo enseñándolo. ¿Cual fue tu impresión con ese libro en particular?
José Miguel: Bueno, yo en aquella época Augusto, todavía no enseñaba GTD, algo muy puntual, pero yo lo leí cuando se tradujo a la versión al castellano. Salió publicado en Febrero de 2011, y si, yo por aquella época llevaba ya 5 o 6 años usando el método. A mi me gustó mucho el libro en general. Primero que lo pude leer en inglés, ya que lo pude conseguir por Amazon, y frente al primero que también me había leído en primer lugar en inglés, que me pareció un libro complejo para un no nativo, el segundo se notaba que era un inglés mucho más internacional, un inglés mucho más de negocios, mucho mejor editado el libro, y me gustó mucho el balance que hace entre control y perspectiva. Porque en la traducción Española, prácticamente la mitad de las páginas, son de control, y la otra mitad, es de perspectiva; entonces, ese fue realmente un poco el punto que a mi me empezó a llamar más poderosamente la parte de la perspectiva; yo ya llevaba un tiempo, antes de que saliera el segundo libro, dandole vueltas al tema, pero realmente aquello si que me acabó de lanzar hacia adelante.
Yo, de todas maneras, para serte sincero, no fui capaz de alcanzar a ver todo el potencial de la perspectiva hasta que no me formé como Coach. Es decir, David Allen, es Coach, el es Coach, está formado como Coach, y entonces cuando tu accedes a formación en Coaching, descubres muchas de las cosas que David Allen de alguna manera asume, es conocimiento tácito que el tiene, entonces no aparece de forma explícita en el libro y eso a mi en su día me generó huecos, hay zonas donde quizá de alguna manera, lo tienes que interpretar. Entonces, a mi la formación como Coach si que me permitió el acabar de completar esos huecos y el pasar a un nivel superior en cuanto al valor que llegué a encontrar en esta parte.
Yo ahora estoy empezando una serie en el blog, hablando de perspectiva, porque creo que David Allen, en un intento, por hacer fácil y asequible la perspectiva, cae un poco en la sobre simplificación. A mi una cosa que me crujía mucho, era esa supuesta progresividad entre niveles, es decir, que del 1, de una manera más o menos natural pasabas al 2, al 3, claro, luego con el tiempo te vas dando cuenta de que en mi opinión no es así, es decir, el tipo de perspectiva que tu puedes alcanzar, revisando tus siguientes acciones, o tus proyectos, pues es completamente distinto al que obtienes cuando revisas tus áreas de enfoque o de responsabilidad, pero luego, cuando vuelves a los objetivos, vuelves a estar mucho más cerca de tus proyectos, es decir, que es un modelo que a mi me parecía menos armónico de lo que aparentemente se intenta explicar en el libro y me hace sentir torpe, y decía, a ver,.. algo me estoy perdiendo. Entonces, yo te digo que con el paso del tiempo y complementado con otro tipo de formaciones, si que he visto un poco el fondo. Yo creo que esto es importante y a la gente cuando critica además los libros, y por ejemplo el primero, la traducción al castellano es francamente mala, porqué los libros en inglés de David Allen ganan mucho, cuando la gente dice que son libros que no se acaban de entender bien, o que son densos, etc, yo lo que les digo es que no se queden en la superficie, que al final GTD, son dos cosas.
GTD es un conjunto de hábitos productivos universales, y luego es una visión particular, que es la de David Allen, de cómo esos principios, se pueden cohesionar en un sistema, para sacarles partido. Pero para mi lo importante, es pasar un poco de la propuesta concreta que hace David Allen, e intentar ir al final, al fondo del principio productivo, porque puede que haya más formas de aplicar ese mismo principio productivo, y realmente, lo que a ti te va a hacer una persona más efectiva, no es el que sigas una receta concreta, si no el que entiendas el porqué tienes que hacer las cosas de una forma, y no de otra, y que ganas cuando las haces de esa otra forma. Esto para mi fue muy importante, porque en ese momento, dejas de buscar excusas, y de criticar, y dices Bueno, vamos a ir a la esencia de lo que dice este hombre. En muchos casos, comparto cien por cien la propuesta que hace, en otros casos no, pero entiendo a donde quiere ir a parar y como entiendo a donde quiere ir a parar, también le veo el valor. Yo creo que este es un ejercicio que es importante, porque hay mucha gente que a mi me ha dicho que no se ha conseguido acabar los libros de David Allen, entonces, esto es como si el portero del piso en el que vive tu padre, es un borde, ¿qué vas a hacer?, ¿vas a dejar de ir a ver a tu padre?, es algo que debes obviar, tu vas a ver a tu padre, seria mejor que el portero fuera simpático, ¿pero si es un borde, que le vas a hacer,? entonces, yo creo que esa es la mentalidad con la que se debe de abordar la mejora de la productividad. Es ir a la esencia, a que hábitos, te hacen productivo y ¿porqué te hace productivo ese hábito?.
Hay gente que dice que GTD es muy rígido, es que es un sistema muy rígido, es que es muy complejo, yo digo, no a ver. Ni es rígido, ni es complejo. Compleja es tu vida, y rígida es la interpretación que tu haces del método.
Lo que comentabas de las lista, claro es que son muchas listas, a ver… es que si tu tuvieras que hacer solo 10 cosas, te sobraban los contextos. El que tu necesites tener 15 contextos llenos de cosas, es porque tienes esa complejidad.
Con el otro libro ocurre un poco lo mismo, al final no es que sea complejo, es que el sistema se adapta a tu complejidad, y no es que sea rígido es que un principio universal, la palabra universal significa eso, ¿no?, significa que es un principio que le vale a todo el mundo, o sea, nadie en el planeta, es más improductivo por revisar las cosas que se ha apuntado en un sitio que dice que tiene que hacer, nadie. Claro, a ti te puede tocar las narices, mas o menos tener que revisar, pero no lo llames rígido, esa es un poco la idea.
Augusto: Interesante que menciones la rigidez, porque si, efectivamente, esa frase, voy a tenérmela que robar, porque realmente es brillante. No es que el sistema sea complejo, es que tu vida es compleja, y no es rígido, si no que la interpretación que tu le estas dando es rígida, y ha sido una de las cosas, que la interpretación rígida, con la cual yo me he encontrado mucho también, digamos mucha resistencia, yo recuerdo hace años, diez años quizá, cuando yo empecé a conversar de un contexto, fue mi primer contexto que no estaba dentro de los siete contextos del libro, y era @Excel, porque en base al trabajo, yo hacia en ese momento, yo descubrí que si yo agrupaba, todas las tareas que tenia que pasar a @Excel, aumentaba la efectividad de mi trabajo de una manera significativa.
Y recuerdo en ese momento, muchos años, la gente escribiéndome ¿cómo es posible? @Excel, ¿a quién se le ocurre?, ya no estás haciendo GTD, y yo decía no, el principio sigue siendo igual, igual como David Allen ha dicho abiertamente en alguno de sus libros que el en algún momento de su vida, tenia un contexto que decía @En el barco. Igualmente, en este caso era @Excel. Igualmente yo he sido un proponente de Geocontextos, y yo vivo en Geocontextos. En mi aplicación de elección, uno de mis elementos favoritos, es Geocontextos, porque hay una cantidad de cosas que están dentro de esas listas, dentro de esos contextos, que a mi me encanta no tener que pensar de ellos.
Simplemente paso, y el teléfono vibra y dice: Señor, devuelvase, porque no solamente es la complejidad, como tu bien dices de la propia vida de uno, si no cuan fácil puedes hacerte a ti mismo, por el momento en el cual tu estas. Yo digo que todos tenemos un momento en el que somos muy inteligentes, y un momento en el que dejamos mucho que desear. Eso es todo, sin ofensa absolutamente a nadie, y tu trabajo, en mi opinión, y esa es una de las cosas que GTD hace increíblemente bien, es: Cuando estás en ese momento inteligente, prepara todo, para que cuando dejas mucho que desear, pareciera que no estás dejando nada que desear. Entonces, déjame preguntarte, dentro de toda esa complejidad y dentro de esa rigidez, porque tu vida, sin duda alguna es compleja, no existe nadie que la tenga simple, pero tu interpretación, no es necesariamente rígida, pero dentro de esa interpretación, ¿Qué cosas has integrado a tu sistema, que son, vamos a decir inspiración propia o que has copiado de algún lado, y que descubriste, oye, encontré a alguien que dijo del @Excel y lo he integrado a mi vida? ¿Qué tiene tu sistema? ¿Cómo es tu sistema? y ¿Qué es lo que hace el sistema de José Miguel Bolivar único?
José Miguel: Bueno, con esto me has puesto en un pequeño compromiso. Porque lo que voy a decir, para muchos puede ser casi un sacrilegio.
Augusto: Para protegerte del sacrilegio, te voy a decir lo siguiente, Cada vez que necesites poner a quién cae del sistema, y a quién falla del sistema, y a quien el sistema se le llena, me puedes usar de ejemplo. Yo digo muchas veces, que descubrí el libro en el 2003, o sea que voy para 12 años, y me gustaría decir que ya no me caigo del carro, y lo que he descubierto, es que las caídas, ahora lo que son, son más espectaculares que lo que eran antes.
La única diferencia que si es importante mencionar, a la gente que nos escucha y que nos lee, no es que no me caigo del carro, me caigo del carro igual, estoy seguro, y David Allen lo mismo. El ha dicho que se cae del carro. La diferencia está en que con los años he aprendido, a detenerme en ese momento, y volverme a montar en el carro, y creo que eso es lo que hace una distinción realmente importante.
José Miguel: Uno de los rasgos de mi carácter, es que cuando desconozco un tema, soy bastante prudente. Desde bien jovencito, me gusta sentir un cierto grado de seguridad antes de introducir cambios. Si tu me dices que para hacer algo que yo nunca he hecho antes, debo seguir una serie de pasos, yo los voy a intentar seguir de la manera mas fidedigna, hasta que experimente un grado de seguridad, lo suficientemente alto, como para decir, bueno, creo que esto ya lo domino, creo que ya lo hago bien, y ahora puedo empezar a hacer pruebas.
Yo, durante muchísimos años, y por muchísimos años puede que fueran cinco o seis años, he usado GTD de manera absolutamente escrupulosa. Me han llamado muchísimas veces Taliban del GTD, si, absolutamente escrupuloso, con todo lo que decía David Allen, lo que pasa, es que es cierto que David Allen, hay muchos elementos de la metodología en los que se limita a decirte que es lo que hay que hacer. Pero no explica cómo, esto, también me lo ha dicho mucho usuario de GTD, esta ausencia de muchos “comos” fundamentales, genera mucha inseguridad en el aprendiz de GTD, porque tu pruebas lo que tu crees que deberías de hacer en ese “cómo” pero te equivocas, porque la probabilidad de que aciertes a la primera, es pequeña. Entonces, muchas de esas cosas que pruebas, no funcionan, tienes que probar otras cosas, y esto te genera inseguridad.
Yo tardé un año y medio en dejarme de caer del carro de manera sistemática. A pesar de usar el método de manera escrupulosa o al menos intentarlo.
Pero pasados esos primeros años y a medida que profundicé en la parte de la perspectiva, y esta formación como Coach, y también un poco en paralelo, con la necesidad de empezar a explicar a otras personas, cómo yo usaba el método. Yo para dejarme de caer del carro, lo que tuve que empezar a hacer, fue asumir, e ir a esos principios. Entonces, en lugar de quedarme en la propuesta concreta de GTD, transcender la propuesta, ir al principio en el que se fundamentaba la propuesta, e intentar hacer otra propuesta alternativa, que me permitiera implantar el principio.
Por ejemplo, en el tema de los contextos. David Allen, dice literalmente en su primer libro, que un contexto, es aquello que necesitas para poder hacer la acción; lo dice textualmente. Yo recuerdo hace unas semanas, hablando con mi hija, que usa GTD, cuando ella montó su GTD, hablando para hacer sus tareas del colegio, ¿cual seria el contexto? pues yo le dije que seria @cuarto, (su habitación) y hace unas semanas discutíamos y me decía “papá me has engañado” porque ese no es el contexto. El contexto es @Mochila, porque yo donde llevo los deberes es en la mochila. Si me he dejado la mochila en casa de una amiga, aunque esté en mi @Cuarto, no lo puedo hacer, y si estoy en casa de una amiga, con mi mochila, si que lo puedo hacer.
Entonces, el concepto de ¿Qué necesito?, como definidor del contexto, pues efectivamente, el @Excel, yo, para hacer esto, ¿que necesito?. Necesito tener el @Excel, y si no estoy en un sitio donde tengo mi @Excel, pues no lo puedo hacer. Osea, no es ordenador, no es trabajo, no es oficina. Yo a día de hoy, lo que te decía del sacrilegio, utilizo el 100% de los principios productivos que conlleva GTD, pero la forma de aplicarlos en algunos casos, es bastante distinta de lo que dice GTD.
Te voy a decir un par de ejemplos claros. David Allen, cuando tu estás procesando la bandeja de entrada, plantea una pregunta, que es ¿Es Accionable?
En sentido estricto, quitando la basura, y la información, todo es accionable. Entonces, si tu sigues esto como el dice que hay que seguirlo, lo que ocurre es que todo va en el Workflow de David Allen, acaba todo en los contextos o en la agenda.
A mi esto me pasaba. Yo tenia trescientas o cuatrocientas acciones en los contextos, y no entendía que estaba pasando ahí. Pero luego empiezas a atar cabos sueltos. A ver,… pero hay un proceso de revisión semanal, y hay un sitio que se llama incubadora. A lo mejor a este accionable, le falta un matiz, y es, ¿es accionable pero además requiere una acción mas o menos inmediata?, porque quizá es accionable, pero requiere una acción dentro de dos semanas o de dos meses. Entonces, la pregunta que yo me hago a mi mismo, es ¿requiere acción en los próximos siete días?.
Eso automáticamente, te acota muchísimo el volumen de acciones, porque permite incubar un volumen masivo, de cosas que de todas maneras, probablemente, no te va a dar tiempo a llegar, y que te están creando ruido, creando complejidad, porque no es lo mismo revisar ochenta acciones en los contextos, que trescientas. Este es un pequeño ejemplo, el otro que quiero comentar es el de la regla de los 2 minutos.
La regla de los 2 minutos, en mi opinión, es un error meteorológico, grave de David Allen. Entiendo el Glamour, el atractivo para el usuario novato, pero hasta que yo no dejé de aplicar la regla de los 2 minutos, vaciar la bandeja de entrada, era casi tarea imposible para mi. Me liaba con los 2 minutos, que luego eran 10, y luego eran 20, y al final, algo me interrumpía y la bandeja se quedaba a medias.
Hasta que adopte la disciplina de no, estás a pensar y decidir, y solo a pensar y decidir. A vaciar la bandeja. Y si tardas poco, te lo dejas en la bandeja, le pones un asterisco si es un mail, o lo pones en una carpeta temporal, pero el foco de procesar, es vaciar.
Hasta que yo no llegué a esa conclusión, no conseguía vaciar una bandeja en quince o veinte minutos, que es lo que tardo ahora en procesar una bandeja con cien emails. Al final, los principios de David Allen, son cuando estás a pensar, estás a pensar, y cuando estás a ejecutar, estás a ejecutar. Ese es el principio de fondo.
Que luego este hombre, en un momento dado, te haga una recomendación, que va en contra del principio, no deja de ser una anécdota, y yo creo que hay que ir más allá de la anécdota, porque el mérito que tiene David Allen, es que es el primer tío, que es capaz de proponer un sistema solido y coherente, que realmente tiene un impacto brutal en la efectividad del trabajo del conocimiento, porque Covey, es un precursor, pero al final, Covey, es incapaz de aterrizarlo en una operativa tangible, que realmente te permita ganar control, y generar esos resultados diferenciales que si que te permite GTD.
Creo que el error, es el talibanismo, el quedarnos en la propuesta concreta de como aplicar los principios, en lugar de centrarnos en como identificar los principios.
¿Cuales son los principios detrás de un contexto? hay uno de eficiencia, agrupa todo lo que tengas que hacer en un mismo sitio, los Geo contextos que tu decías, o que tengas que ver con una misma persona, o que necesites una misma herramienta. Esto es un criterio de eficiencia. Pero hay otro criterio, que es un criterio de atención, es decir, si tu tienes que revisar una lista de doscientas cosas, no la vas a revisar. Si no la revisas, ¿Como vas a estar seguro de que estás haciendo lo que hay que hacer?. Claro, si la lista tiene 10, 15 o 20 elementos, si la puedes revisar, y entonces cuando eliges uno, sabes que no estás haciendo. Yo creo que todo este tipo de cosas, es lo que yo he intentado explicar en el libro, porque realmente lo que yo explico, no es GTD, es un poco el cómo yo he conseguido, sacar partido a los principios de GTD. Que por otra parte, muchos de ellos, son principios que ya existían antes de GTD. Yo siempre hablo de esto que decían nuestras abuelas, de “estar a lo que estás”, céntrate, y estáte a lo que estás, al final es gestión de la atención.
Augusto: Es mucho, gestión de la atención, y no nos hemos dado cuenta, yo digo que es algo muy interesante, porque cuando uno va a Covey, el cambio era obvio, que se necesitaba un Covey.
Cuando llegó David Allen, el cambio era obvio, y el cambio de hoy en día, nadie lo ve. Es muy interesante lo que tu mencionas, sobre tu hija, el contexto es @Mochila, y cuando tu lo presentas así, tiene tanto sentido, y tanto sentido aplicable a tanta gente, y efectivamente, el contexto en general que recomendaríamos, seria @Cuarto, es realmente interesante.
Déjame hacerte una pregunta, porque hiciste un comentario bien interesante, es un problema similar al que tu mencionas con los dos minutos, especialmente durante mi revisión. Al punto que hace muchos años, yo decidí, que iba a hacer que todo eso que era rápido, lo iba a poner en una hoja al lado, ósea, sacaba una hoja de papel, ahí iba anotando, pero no perdía, y yo sabía, que en lo que yo terminara de procesar, ya iba simplemente a esa bandeja, que ya sabía que dependiendo del número de cosas, me iba a tomar, 10, 15 o 20 minutos liquidarlos todos en vez de romper el tren de pensamiento. Un poco lo mismo que pasaba con el contexto de @Excel, la razón por la cual el contexto @Excel era tan poderoso, o es tan poderoso, no es el contexto como tal, es en lo que yo hago la primera tarea que tengo en esa lista, la primera acción en esa lista en @Excel, mi cerebro está automáticamente concentrado en @Excel. La segunda es más rápida, la tercera es más rápida, y así, porque el cerebro no tiene que tratar de volver a enfocarse y volver a sacar de la memoria cómo funciona @Excel. Pero tu dices algo muy interesante, yo cambié la pregunta, ¿es accionable?, a ¿es accionable en los próximos siete días? lo cual, es una pregunta brillante, voy a decir, porque voy a empezar a hacerme esa pregunta, en lugar de simplemente ¿es accionable?, porque yo tiendo a pensar en accionable a corto plazo, pero en realidad, lo puedes hacer tan preciso como es.
Igual que probablemente para ti, una de las cosas que yo considero, que es critica, es la revisión semanal, y que para mi fue difícil implementar, al punto que yo tuve que entender que tenia que hacer trucos, para poderla implementar, yo solamente hago mi revisión semanal en un cierto lugar, es un Starbucks, pido un café que solo pido cuando me siento a hacer revisión semanal, y pongo un disco de música clásica que solo pongo cuando voy a hacer revisión semanal. De manera tal que el inconsciente, dice, finalmente el señor ha decidido que va a hacer revisión semanal, vamos a dejar de luchar en contra de el y a tratar de ayudarlo.
Obviamente, la pregunta, es muy poderosa y para que funcione, requiere tener por detrás, una revisión semanal, muy regular y muy constante. Entiendo que hoy en día a lo mejor no se ve, pero al principio, en mi humilde opinión, uno de los hábitos más difíciles de instaurar dentro de todos los hábitos, que trae el libro de David Allen, ¿cuales fueron los trucos que puso José Miguel para poderlo hacer?, porque si no hubo un truco, probablemente estuvo complejo implementarla.
José Miguel: Bueno, las dos cosas, Augusto. Realmente para mi, la revisión semanal, fue mi talón de Aquiles; yo tardé año y pico en como te decía, dejarme de caer del carro, y el motivo fue que no hacia regularmente la revisión semanal. Y el principal motivo por el que no hacia la revisión semanal, era por la pereza que me daba revisar la incubadora.
En el momento en el que me doy cuenta de que todo es accionable, y que necesito para ganar foco, el discriminar, lo que requiere de una atención inmediata , de lo que podría no requerirla, o podría requerirla más adelante, me encuentro con que empiezo a incubar de manera masiva, pero si no reviso consistentemente esa incubadora, no incubo; y si no incubo, saturo mis contextos.
A mi, lo que me permitió afianzar el hábito de la revisión semanal, fue introducir una modificación también en la incubadora que plantea David Allen. El problema que tenemos las personas, es que sobre una pieza de información, la completemos. Entonces, David Allen, en su libro habla de las listas “Algún día / Tal vez”, no dice que tenga que ser única. Y dice que las listas, hay que revisarlas en la revisión semanal. Pero tampoco dice que haya que revisarlas todas. Probé muchas fórmulas, de hecho si buscas en el blog, podrás ver 2.009, 2.011, … yo llevo muchísimos años en que hago un Split en la incubadora, entre cosas que incubo pero me comprometo a revisar semanalmente, y cosas que no voy a revisar. Y no las voy a revisar, porque no tiene sentido revisarlas. Y la gran noticia, es que el 80% de la incubadora, es absurdo revisarla semanalmente.
Yo tengo doscientas ideas, por ejemplo para poder escribir en el blog. Ideas potenciales. Puedo tener ochenta o noventa libros que me gustaría leer, otras tantas películas, restaurantes que me han recomendado, yo en mi incubadora, a día de hoy, tengo más de ochocientos elementos. Que solo tiene sentido que me plantee revisar bajo demanda, es decir, si yo termino un libro y voy a empezar otro, me voy a mi incubadora de libros, y elijo un libro de ahí. Pero no tiene ningún sentido que yo me revise semanalmente mi lista de libros en “Algún día / Tal Vez…” mientras me estoy leyendo un libro. En sentido estricto, es lo que dice David Allen.
Yo introduje una lista, que se llama en inglés seria: Not this Week, esta semana no, y esta lista, son cosas que yo se que esta semana puedo no hacer, no van a explotar, no van a tener consecuencias graves, pero me comprometo a revisarlas semanalmente de forma escrupulosa, porque esa situación, podría evolucionar. Y a lo mejor, la semana que viene, si que requiere que haga algo con ellas. Claro, esta lista es el 20% de la incubadora y el 80% de la incubadora, no lo reviso; esto para mi, fue critico porque esa pereza que me daba enfrentarme a los mil elementos de la incubadora, se vio sustituida por unos ciento y pico, claro, no tiene nada que ver.
Por eso te digo, que el principio de David Allen es, hay cosas que te tienes que comprometer a hacer ya, y hay cosas que puedes posponer el comprometerte a hacerlas, que es lo que incubas. Claro, el que el te diga que tengas que revisar todo o no, es como el lo ve, pero ¿tu estás traicionando el principio productivo dividiendo en dos la incubadora? no!, entonces, el problema de la gente, cuando cambia a GTD, es que cambia sin saber que cambia; el problema de GTD es que si cambias algo que afecta al hábito, el método deja de funcionar. Entonces, hay cambios que no afectan al hábito, y hay cambios que afectan al hábito.
De hecho, mi tesis, es que a GTD, le falta lo que yo llamo un anillo. Y creo que le falta un anillo, - por supuesto todo esto son mis teorías - pero creo que David Allen en algún momento se debió de asustar, cuando vio la aparente complejidad que estaba tomando el método.
¿Qué te quiero decir con el anillo? Pues igual que a la incubadora realmente le falta el: ¿Necesitas revisar esta incubadora semanalmente si, o no? y te daría dos contenedores, pasa lo mismo con la lista “A la espera” o con la lista de proyectos.
Hay cosas, que es más que suficiente revisar una vez a la semana, que tienes delegadas, o que son proyectos. Pero todos tenemos, algunas cosas delegadas, o algunos proyectos, para los que la revisión semanal, es una frecuencia suficiente.
Si tu me pides una cosa el lunes, y te la tengo que mandar el viernes, no lo puedo tener en la revisión semanal.
David Allen, te dice que lo tienes que revisar en la revisión semanal, no te dice que tienes que revisar la lista “A la espera” diariamente, ni la lista de proyectos; y no hay que hacerlo. ¿Cual es el principio productivo?. El principio productivo, es intentar encontrar un equilibrio, entre el control que te da la revisión, y el tiempo que tienes que dedicar a revisar. Ese es el principio productivo. El como lo apliques, … David Allen te hace una propuesta, ¿es la única?, no. ¿Es la mejor?, puede que si, o puede que no. Yo creo que ese es un poco el tema, por eso te digo, que yo tengo una lista “A la espera” de revisión diaria, que tiene a lo mejor el 3% de todo lo que tengo delegado, y el 97% está en la lista a la espera de revisión semanal, pero si tengo ese 3%, y lo mismo con la lista de proyectos. Lo que yo uso a día de hoy, si tu vas a los principios productivos 100%, GTD, pero he incorporado otras cosas que he ido aprendiendo a lo largo de los últimos años, que hecho en falta en el método, y que a mi me ayudan a hacer lo que dice David Allen, de manera más estricta, y luego, he incorporado mejoras que hacen el método más sable en mi opinión, y en opinión de la gente con la que he compartido este tipo de mejoras.
Augusto: Correcto, y desde el punto de vista de esa revisión semanal, ¿pasa ahí en tu oficina donde estas hoy o sales de paseo? ¿qué … hay algún ritual?, quizá ritual no es la palabra, pero es prácticamente un ritual, ¿qué hace José Migue Bolivar para ponerse en ese estado?. Porque hemos hablado mucho del enfoque, y de mantener la concentración, y tu has dicho: “No, yo cuando estoy ahora procesando mi bandeja, esto es lo que he aprendido, a mantener el enfoque, y las otras cosas, tienen que esperar.
Si tu has logrado ser exitoso dentro de esta revisión semanal, obviamente, es porque existe un ritual, y yo creo que es una de las cosas que no están en el libro, y que faltan en el libro. Así como tu dices, hay ciertas cosas que faltan en el libro, yo estoy seguro, que David Allen, tiene su ritual, lo compartirá o no lo compartirá, pero existe, un ritual muy especifico, muy preciso. Así como el mío incluye ir a tomar una bebida especial en Starbucks, con un tipo de música, etc etc. ¿Cual es ese ritual? ¿Qué hace José Miguel Bolivar en el momento en que el dice: "Es momento de hacer la revisión semanal?
José Miguel: Pues mira, yo efectivamente, y ademas es un consejo que siempre doy a las personas con las que trabajo, es el "Háztelo agradable”, lo que tu comentabas, desarrolla el hábito. Somos animales de costumbres, entonces, intenta hacerlo el mismo día, a la misma hora, en el mismo lugar. Yo cuando empecé a utilizar el método, lo hacia los viernes por la tarde. Me marcaba en Outlook, un Appointment recurrente, que de alguna manera, me… porque claro, antes de hacer esto, me convocaban una reunión, y ya tenia la excusa perfecta para saltarme la revisión semanal, entonces, la forma de dejarme de engañar a mi mismo, fue el comprometerme a una reunión conmigo mismo, los viernes por la tarde, y lo hacia los viernes por la tarde, porque me permitía al llegar a casa, acabar de revisar la parte personal que a lo mejor no tenia de bandejas etc, y desconectar el fin de semana, que en aquel momento, era uno de mis retos. A día de hoy, muchos viernes, estoy trabajando en clientes, o estoy de viaje, y me rompe esa rutina, con lo cual, ya hace años que lo moví al Domingo, antes de comer.
También es verdad, que soy más flexible con las rutinas, lo hago el fin de semana, pero lo he “desrutinizado” un poco. Siempre que puedo, lo intento hacer el Domingo antes de comer. ¿Porque?, pues porque suele ser un momento, en el que si tengo algo pendiente para el fin de semana, ya me lo he quitado, es un tiempo muerto, generalmente la casa está bastante tranquila, sobre todo en invierno, suele ser de las horas con más luz natural, el fin de semana, me permite desconectar, no es una obligación más, y el momento de la semana, me permite tener el domingo, una panorámica, de la semana que empieza, y además, tengo margen, por si surge algún imprevisto, la tarde del Domingo, todavía podría improvisar. Entonces, me funciona bastante bien, y la rutina es muy sencilla, me preparo un café, me bajo a la habitación donde estoy haciendo la entrevista, que es mi despacho aquí en casa, y si tengo algo pendiente de procesar, lo proceso, sigo bastante escrupulosamente lo que dice David Allen. Proceso mis bandejas, tengo esas bandejas que se ven ahí detrás, que esas solo las proceso una vez a la semana, ahí está el correo postal, los tickets de viaje, todo este tipo de cosas.
Vacío todas las bandejas físicas, que son poquitas, lo tengo muy optimizado, reviso todos mis contextos, y reviso un poco todo lo que son las listas. El esta semana no, a la espera, etc, y evidentemente, es el momento en el que doy un vistazo a mis proyectos, a mi agenda, me gusta mirar la agenda a 4 o 5 semanas a futuro, para ver si tengo más trabajo de casa, menos de casa, mas viajes, menos viajes, también suelo mirar la semana que ha terminado, como recomienda David Allen, por ver si hay que reagendar alguna cosa, vamos, soy bastante escrupuloso con la metodología, lo tengo bastante optimizado. Nuevamente en este principio de equilibrar, el tiempo que inviertes en revisar, y el grado de control que te aporta, a día de hoy, estoy en una situación, un poco menos purista, de la que plantea David Allen.
Es decir, para mi la revisión semanal, tal y como la plantea David Allen, tiene la pega, por lo menos para mi, de que se me hace bola, se me hace una cosa como que muy densa. Entonces, si la semana no me lo permite, pues hago una revisión como hay que hacerla, pero si la semana me lo permite, prefiero hacer revisiones parciales. Porque al final, hay muchas cosas. A ver, yo me puedo revisar todos los proyectos el Jueves, y lo normal, es que del Jueves al Domingo, varíe muy poco la situación. El principio del que parte David Allen, es que si tu haces un ejercicio global, pues te vas con una visión global. Por eso, no estamos hablando de revisar una cosa el Lunes, otra el Martes, otra el Miércoles, pero si tienes un hueco el viernes, oye pues quizá aprovechas el viernes, y te revisas la incubadora, entonces, te has quitado 20 minutitos, o 25 minutos, que hace que el Domingo, te de mucha menos pereza hacer el resto de la revisión, y realmente, del Viernes al Domingo, no ha cambiado nada. Entonces, ya te digo que en este sentido, estoy intentando flexibilizar, siendo fiel al principio de fondo, mantener el principio, pero intentando minimizar el riesgo, porque claro, ¿que ocurre con la revisión semanal, si te surge un compromiso familiar, o tienes que salir a comer fuera, ya tienes la excusa fantástica, para esta semana me la salto, entonces cuando te saltas, o por lo menos yo, cuando me salto dos o tres revisiones semanales, el sistema se va a la porra. Esto es una cosa que yo aprendí en su momento, y me sigue dando una pereza horrible, pero como me da mucha más tener que montar el sistema desde cero, pues al final la hago. Claro, porque caerte del carro,… yo tardaba un día en montar de otra vez el sistema, entonces, hora y media, frente a un día, no hay color, ¿no?. Osea, no es que me haya dejado de dar pereza, porque el valor se lo he visto siempre, pero esto es como cuando te dicen que tienes que dejar de fumar, que tu entiendes que si, que es bueno para tu salud, pero luego ya veremos si lo dejamos o no, con la revisión semanal, pasa algo parecido.
Augusto: Como ex fumador, nunca se me había ocurrido, comparar la revisión semanal con fumar, pero si, efectivamente, es exactamente así, es un poco difícil crear y entrar en esa rutina, de hecho, la mía por años, ha sido Viernes, la primera hora de la mañana; porque me permite un poco esa flexibilidad, en general, inclusive, si estoy viajando es raro que yo agarro un vuelo, bien sea de regreso, un viernes a las seis de la mañana, entonces, en el peor escenario, lo que tengo que hacer es moverla un poquito antes de las 6 de la mañana para que sea antes de un vuelo o de una reunión, pero me permite que sea bastante constante, el viernes en la mañana.
Pero decíamos durante esta entrevista, que tu personalidad, es .. tu adentras y aprendes, aprendes de una manera, digamos siguiendo muy de cerca los lineamientos que establece lo que vas tratando de aprender y después, es que entonces te aventuras a otras cosas. En base a eso, tomó ciertos años como bien has dicho, de seguir el lineamiento de una manera muy rígida, no, rígida no es la palabra correcta, pero como venia en los lineamientos, hasta el punto en el que, llegas al punto en el que fuiste capaz de crear o de explicar, un poco más productividad personal y enseñar a la gente a aprender a liberarse del estrés con GTD, que es el título de tu libro.
Cuéntanos un poco ahora del libro, has dicho mucho acerca de las cosas que haces ahora y todo, pero y obviamente gran parte del libro, es exactamente eso, pero déjale a nuestros lectores, ese libro, que viene, como fue, cuenta un poco la experiencia del libro. Comentábamos tu y yo un poco antes de empezar a gravar que escribir un libro, es una experiencia interesante, porque todo el mundo piensa que te vas a sentar ahí, en tu oficina donde estas, prendes el ordenador, una gran taza de café, y las ideas van a fluir. Y generalmente, mi experiencia al menos es que no funciona así. ¿Cuéntanos un poco cual fue el proceso, cual fue el proceso del libro, que tiene el libro y porqué leerlo? A mi me sonaron muchas cosas importantes durante la entrevista de hoy, pero una de las cosas que dijiste, es una de las cosas que tiene el libro, y un poco por la preparación de Coach que tiene David Allen, es que cuando tu fuiste experimentando, le encontraste vacíos, y muchos de esos vacíos los vienes a llenar con el libro. Cuéntanos un poco cuales son esos vacíos que la gente va a encontrar y un poco el libro.
José Miguel: Pues te cuento Augusto, mira. Brevemente un poco la historia, hará un poquito mas de un año, recuerdo que iba precisamente de viaje, a Alicante, y se puso en contacto conmigo, el que luego sería el editor del libro. Me comentó que el había estado precisamente involucrado en la traducción al castellano del primer libro de David Allen, y que el pensaba que seguía habiendo un hueco en el mercado editorial, para cubrir esos huecos, valga la redundancia de los que hemos estado hablando. Es decir, algo que acercara al usuario de la calle, la metodología de una manera, no se si llamarlo Arida, pero por lo menos menos retadora. Yo en aquel momento, iba de viaje, estaba con bastante trabajo, y le dije que me parecía muy interesante, que le iba a dar una vuelta, y que volvíamos a hablar en Junio. A finales de Junio, esta persona trabaja en Barcelona, quedamos un día en Madrid, estuvimos perfilando la idea, y decidimos lanzarnos adelante. Este libro es hijo de los principios productivos que propone GTD, es decir, lo primero que hice, era un proyecto no evidente, entonces era un proyecto al que cabía aplicar el método de planificación natural. Yo, aprovechando que mi mujer también es Coach, le pedí ayuda, y dedicamos una hora y pico a definir el propósito, la visión del proyecto, hacer una tormenta de ideas, organizar, etc.
El resultado de la reunión de hora y media, es que yo salí con un indice de contenidos, que era lo que le tenia que mandar a mi editor para el contrato. Es decir, tenia el indice del libro, como punto de partida. Un indice que varió luego muy poquito durante el proceso de escritura. A partir de ahí, lo que tenia, era un proyecto. Un proyecto no se hace, se hacen acciones, y este era un proyecto, de estos de libro, de una acción repetitiva, diaria, que yo hice una estimación mas o menos. Tenia un número limitado de páginas, para escribir, y estuve haciendo un cálculo, y vi, que si escribía el equivalente a un Post diario, podía escribir el libro en un tiempo relativamente breve. Yo tenia un par de obsesiones, y una de ellas, era escribirlo en verano, porque luego en Septiembre, aunque la fecha de entrega del libro era a finales de Diciembre, yo sabía que cuando llegara Octubre, mi cabeza iba a estar en otras cosas. Entonces, lo quería escribir en verano, pero no quería cogerle manía al libro, no lo quería vivir como una obligación que me fastidia, porqué sabia que eso iba a jugar en contra mía. Con lo cual, empecé muy pronto, empecé al segundo o tercer día de reunirme con mi editor ya estaba escribiendo, y decidí hacerlo utilizando un concepto, que yo utilizo, que es el concepto “MASS”.
“MASS” es: Micro Acción Sostenida Sostenible.
Yo quería algo que fuera muy fácil de hacer, algo que causara muy poca fricción, y algo que cuando llevara tres semanas, no me diera pereza. Porque generalmente empezamos con mucho ímpetu, y al cabo de una semana, estamos ya hasta las narices. Entonces, lo que hice, fue empezar a escribir cinco páginas al día, y de media, creo que calculé que me salieron cinco coma dos páginas al acabar el libro, y lo acabé estando de vacaciones en Agosto, creo que tardé siete semanas en escribir el libro, había días que escribía una página y media, y días que llegué a ocho o nueve páginas, pero lo daba por tachado, en ambos casos. La idea era, me siento todos los días a primera hora de la mañana con un café, antes de que se levantaran en casa, fresquíto aquí en verano, y escribo lo que sería un Post. La verdad es que lo disfruté, se me hizo mucho menos pesado de lo que pensaba, y para mi la clave, fue que en ningún momento lo viví como obligación. Yo dejaba de escribir pudiendo haber escrito más, entonces eso, era como que “bueno, esto ya sigo mañana”, entonces, no tenia ese efecto de página en blanco, porque siempre me quedaba algo del día anterior que me ayudaba a arrancar, y luego ya iba viniendo el resto, y contar con el indice me fue de mucha ayuda.
Este libro, era un libro no previsto, es decir, yo llevo ya varios años trabajando en una metodología propia, que tengo registrada y se llama Óptima 3, que es una evolución de GTD, no es una versión de GTD, porque incorpora cosas de Covey, incorpora cosas de Autofocus, de Doit Tomorrow, de otros muchos métodos de productividad, y yo tenia idea de escribir este otro libro este verano, entonces, digamos que de alguna manera, el libro de GTD, irrumpe ahí. Es un libro en el que yo lo que vengo a compartir, es como estoy usando yo GTD en ese momento, pero intentando mantenerme lo más ceñido posible al GTD original. Es decir, hay cosas que están muy lejos de GTD, y que esas no las he incluido en el libro, pero si que intento cubrir todas esas partes, que David Allen no explica, entonces, yo lo que comparto es: qué me ha funcionado a mi, y que ha funcionado a la gente con la que lo he compartido. Porque generalmente el cliente que me llama, es un cliente que ya usa GTD, que ya conoce GTD, y que no consigue implantarlo, entonces lo que me dice es: Oye José Miguel, yo lo que quiero es que tu vengas, no a contarme GTD, que ya se de que va, si no que haces tu, o como has conseguido tu que esto te funcione después de tanto tiempo.
El libro para mi, tenia la obsesión de ser un poco lo contrario de lo que había sido para mi la experiencia de los libros de Allen. Es decir, yo quería un libro muy didáctico, muy facilón, el iPad de la productividad personal que se lo das a un chavalín de un año y medio y se apaña con el. Y bueno, un poco a raíz del feedback que me va llegando hasta ahora, parece que en buena medida, lo he conseguido. Ya te digo que está estructurado en capítulos muy pequeñitos, son casi tipo Post, una de las discusiones en el buen sentido, con mi editor, era, es que ha quedado un indice muy largo, bueno, es que se trata de que sea un libro de aprendizaje, que tu puedas ir a ver que significa bandeja de entrada, o que es recopilar, sin tenerte que leer veinticinco páginas. Está escrito muy a nivel conceptual, en un lenguaje que intenta ser muy claro, con frases cortas, y muy orientado a aplicar GTD. Eso si, aunque se puede usar para implantar GTD desde cero, es un libro que está pensado como complemento a los libros de David Allen.
Es decir, yo lo que estoy contando ahí, no es reexplicar GTD, si no aclarar desde mi perspectiva evidentemente, las partes que a mi me resultaron menos claras del método, y luego por un problema de limitación de espacio, está muy enfocado en lo que es la parte de control, hablo un poquito de planificación de proyectos, hablo un poquito de perspectiva, pero tenia que ceñirme a doscientas páginas, llegué a doscientas sesenta, y realmente preferí explicar una de las partes de GTD bien, que todas a medias. Eso es un poco lo que puede encontrar el lector. El lector ideal de este libro, o para el que está pensado, es para alguien que ya ha intentado, o bien probarlo, es decir, ha empezado a leer el libro de Allen y no lo ha acabado, o lo ha llegado a probar y se ha caído una o varias veces del carro y no lo ha conseguido implantar pero se ha quedado con las ganas, yo creo que es el lector tipo para el que puede ser particularmente útil. Hago mucho hincapié en los hábitos, una cosa que a mi me frustraba mucho, era el que nadie me dijera el porqué tenia que hacer eso, y precisamente así, y que pasaba si no lo hacía así. Yo, cada vez que te digo hay que hacer esto, te digo porqué. Mira hay que hacer esto, porque si no haces esto, va a pasar esto otro, y tu lo que quieres es que pase esto de más allá.
Augusto: Excelente!, Entiendo que nuestros lectores, la gente que está viendo el vídeo, pueden ir a tu blog, donde hay consejos, de consejos de consejos de consejos, son muchos años de información, pero todos tenemos un consejo. Al menos la gente que yo conozco dentro de este mundo de la productividad, siempre hay un consejo, que es nuestro consejo favorito. Y es un consejo que nos encanta dar, porque es un consejo que o bien significa mucho para nosotros, o sabemos que le va a dar una ganancia increíble, al lector o al que lo escuche, ¿Cual es ese consejo favorito de José Miguel, que le podría dejar a nuestros lectores.
José Miguel: Pues me alegra que me lo preguntes, Augusto. Para mi el consejo, es se humilde. Yo no lo cumplí. Cuando tu te planteas adoptar una metodología como GTD, la tentación, es pensar que te vas a tomar la píldora mágica. Buscas el truco, buscas la herramienta, e intentas minimizar el esfuerzo, entonces, al final, de lo que estamos hablando es de cambiar hábitos. Y cambiar hábitos, básicamente lo que necesita es un compromiso personal de cambio.
La herramienta, te puede ayudar, pero sin ese compromiso personal de cambio, no funciona. Entonces, ¿porqué humildad?. El cambio, si es un cambio autentico, produce resistencia. El cambio cuesta, el cambio te resulta incomodo, la tentación natural, es eliminar esa molestia, suavizarla, todos los usuarios que yo conozco, en algún momento dado del proceso de aprendizaje, hemos llegado a la conclusión, de que eso lo podemos mejorar, a ver, esto de los proyectos, es un follón, pues yo voy a usar un GTD sin proyectos, porque total, yo tengo tres proyectos, pues para que quiero proyectos, fuera. Y lo de la incubadora, nada, esto también es mucho lío. Entonces, al final, te crees que estás usando GTD, y estás usando una cosa que se parece, que se parece a GTD, pero no es GTD, entonces, claro, te sorprende que no funcione. A ver, ¿pero de que te sorprendes, si no estás usando lo que debes?, entonces humildad, al principio yo comentaba antes, yo he tardado seis años en atreverme a introducir cambios, con muchísima prudencia, muchísimo respeto y muchísimo cuidado, sabiendo que podía darme el tortazo, a mi me gusta decir la frase “ningún zapato te hace callo según te lo pruebas en la tienda”, pues con esto pasa igual, ósea según llevas dos días usando GTD, no tienes criterio, no tienes ni idea de que se puede cambiar, de que no se puede cambiar, entonces el proceso de aprendizaje de GTD o de cualquier otra metodología, es: asegurarte de haber entendido la metodología, y úsala tal y como es un tiempo. Creas que está bien, creas que está mal, te guste, no te guste, te cueste, no te cueste, humildad. Cuando lleves un tiempo, cuando lo hayas dominado, entonces, desde la camiseta mojada, ya sudada de horas de uso, si quieres y sigues pensando que es necesario, empieza a introducir cambios, pero no te pongas a modificar una cosa que no tienes ni idea, el primer día, que esto lo llevan usando millones de personas, muchísimos años. A eso me refiero con la idea de humildad.
Augusto: Es un excelente consejo, particularmente mi sistema ha evolucionado, porque como tu bien dices, yo no tengo un sistema complejo, si no una vida compleja, y a medida que ciertas complejidades cambian, el sistema evoluciona. Y una de las cosas que yo le recomiendo a la gente, es exactamente eso, cuando tu vida cambia, no hay problema, identifica, como tiene que ser ajustado al sistema, pero ahora no lo cambies. La gente más exitosa que yo conozco en GTD, han tenido dos o tres implementaciones, en ocho, nueve o diez años, y al contrario, la gente que tiende a tener más problemas cayéndose del carro, es la gente que están esta semana en un Software A, mañana en Software B, no, es que Software B no funciona, ahora voy a papel, no hay ese perfecto. Y me gusta mucho la palabra que escoges, humildad, en el sentido de entender. No hay sistema perfecto. Simplemente aprende algo bien, contrólalo bien aprende a manejarlo bien, y entonces, introduce los cambios. Como tu dices, yo tengo @Excel, y yo tengo algunos contextos hoy en día quizá muy particulares, pero como tu dices, fueron contextos que vinieron después de muchos años, mi sistema empezó en una Palm Pilot, yo tenia como contexto @Errands, diligencias, yo empecé con la idea del contexto de las diligencias, porque le ponía delante de la diligencia que era, pero la Palm Pilot, no me permitía crear más contextos, todo lo que eso me permitía, era agruparlos juntos, con lo cual, podía ir más rápido dentro de la lista, y mucho después entendí que eso podía ser un sub contexto de diligencias, pero no fue inmediato, no fue, mira me leí el libro y cómo se le ocurre @Diligencias, déjame a que crear…. no, no, fue de mucho experimentar éxito, que pude ver donde se podía quizá con un pequeño ajuste, lograr cosas, y eso es otra cosa que es importante con la gente empezando, y con la gente que ha fallado, y con la gente que todavía está interesada, en mi opinión al menos. Muchos de los ajustes que hay que hacer, son realmente micro ajustes, son cosas como lo que tu mencionaste, y me encantó el ejemplo con tu hija, papá el contexto no es llamarlo @Cuarto, el contexto es llamarlo @Mochila. Y es un cambio simple, porque es un cambio en realidad de una palabra, pero lo hace extremadamente poderoso, pero y no fue, y perdón porque voy a utilizar otro ejemplo, no fue que ella dijo el GTD no funciona, porque obviamente no, ella dijo: oye, en base a lo que estoy viendo, el contexto es equivocado, porque yo puedo ir como tu dices, yo puedo estar en el @Cuarto, y no tener la @Mochila, pero puedo ir a casa de mi amiga, y tener la @Mochila y hacer la tarea. Ahí se muestra ese principio de humildad, de una manera muy poderosa, que no fue esto no funciona, fue, esto requiere un ajuste, y el ajuste en realidad, fue un micro ajuste, porque fue un ajuste de @Cuarto a la palabra @Mochila, que cambió un significado total de lo que es el sistema.
José Miguel: Y sobre todo fiel al principio productivo, el principio productivo, es agrupa las cosas, en función de lo que necesitas para poder hacerlas, ese es el principio productivo, llámalo contexto, llámalo como quieras, entonces ¿tu que necesitas para hacer la tarea?. No te lo inventes! ¿qué necesitas? ¿necesitas la mochila? el contexto es la @Mochila. No, pero la gente dice, llamar a la guardería, contexto@Casa. Digo que pasa, ¿que desde la parada del autobús no puedes llamar a la guardería? oh si, claro, entonces el contexto no es @Casa, el contexto será @Teléfono. Pero bueno, a eso me refiero con la humildad, bueno si, ¿que necesitas para poderlo hacer? pero yo voy a usar mis categorías que realmente las categorías serian las áreas de enfoque o las áreas de responsabilidad, el problema de esto, es cambiar sin saber que cambias. Por eso digo humildad, humildad porque para saber que estás cambiando, necesitas un tiempo usando el método, entonces hasta que no llevas un tiempo usando el método, y realmente te han quedado claro los conceptos desde la experiencia del uso, no desde la teoría de haberlo leído, cualquier cambio que hagas, es un cambio de alto riesgo, porque no se, yo no me metería en una central nuclear a tocar las ruedecitas.
Augusto: Con un donut, como Homer Simpson.
José Miguel: Esto está muy vinculado al no se porque extraña razón, la gente entiende que correr una maratón, o aprender a tocar un instrumento musical, es un proceso de meses o de años, pero por algún extraño motivo, la gente cree que adoptar una metodología de productividad personal, que conlleva la adopción de una docena o dos docenas de hábitos nuevos, es algo que se puede hacer a la de ya. No, señores, el resultado es espectacular, a mi GTD en su momento, me cambió la vida, y lo digo abiertamente, pero es el resultado de un compromiso sostenido en el tiempo, en el que además te vas a caer y te vas a caer muchas veces, no conozco a ningún usuario que no se haya caído en el proceso de aprendizaje, entonces, la manera de no caerte, no es mejorar el sistema cambiándolo, te vas a caer igual, lo que tienes que hacer, es sigue el sistema, y cuando ya no te caigas, entonces, si quieres, mejóralo.
Augusto: Excelente!. Bueno, quiero darte las gracias José Miguel, por haber compartido este tiempo con nosotros, en una charla, realmente agradable. Mucho éxito con tu libro, esperamos que pronto te animes a escribir la segunda parte, con la perspectiva, ahora que sabemos que este libro contiene gran parte de ese control, porque seria realmente interesante leer esa segunda parte. Igualmente, como mencionaste, para el momento en el que esta entrevista salga en vivo, ya tu serie de perspectiva en tu blog, va a estar bastante adelantada, entonces, mándame el vínculo porque lo voy a agregar al final de esta entrevista cuando la transcribamos, para que la gente también pueda encontrar y pueda leer eso. De nuevo muchas gracias, no se si hay algo más que quieras compartir con nuestros lectores, algo que no te hemos preguntado pero que te gustaría compartir.
José Miguel: La verdad es que no, simplemente daros las gracias por esta oportunidad, muchas gracias por la entrevista Augusto, me ha gustado mucho, me ha parecido muy interesante, y nada, mi blog está ahí. Mi intención es seguir escribiendo, es un tema que me apasiona y bueno, para lo que necesitéis ya sabes donde estoy. Gracias
Augusto: Igualmente, muchísimas gracias, y con esto terminamos la entrevista para la revista Productive! Magazine en Español el número cuatro
Puedes ver la entrevista con José Miguel haciendo clic aquí:
