Re-Enfocando los niveles de Perspectiva de GTD

Todavía recuerdo cuando leí por primera vez “Haz que funcione”. Era el año 2011, y la parte de perspectiva, si bien había sido considerada con mucha más amplitud y claridad que en “Organízate con eficacia”, todavía contenía piezas que no me encajaban.

Implementar, de manera integrada, los 6 niveles de perspectiva en un mismo sistema GTD supuso un reto para mí, y para superarlo me tuve que emplear muy a fondo. Considero que, en parte, fue debido a mi atrevimiento de querer montar el sistema completo, tras un primer contacto con la metodología; y en parte, y esto es una opinión personal, al propio modelo en sí, en el que David Allen incluye en un mismo conjunto, llamado “Perspectiva”, conceptos con significados diversos.

Por un lado, el propósito, los principios y las áreas de responsabilidad están relacionadas con nuestra esencia y la forma de relacionarnos con ella. En este caso, me fue útil crear un nivel de perspectiva que incluyera los tres conceptos, y que denominé Perspectiva Vital. Por otro lado, los objetivos, las metas y las visiones nos ofrecen un enfoque a largo plazo hacia dónde queremos ir, es lo que llamé Perspectiva Estratégica. Por último, las acciones y los proyectos, nos ofrecen un mapa de opciones sobre qué hacer y qué resultados queremos lograr, en un espacio temporal que va del día a varias semanas, lo que yo denominé como Perspectiva Operativa.

En GTD, el propósito, los principios y las áreas de responsabilidad están relacionadas con nuestra esencia y la forma de relacionarnos con ella.

Perspectiva Vital: Propósito, Principios y Áreas de Enfoque y Responsabilidad

¿Quién eres? ¿Estás satisfecho con lo que haces?

Este nivel de perspectiva está relacionado con la esencia personal de cada uno.

El Propósito y los Principios, una vez identificados, no suelen cambiar y si lo hacen, son pequeños matices. Cada uno somos como somos, y en este caso, lo importante es saberlo y tenerlo presente para actuar en consecuencia. Por otro lado, las Áreas de Enfoque y Responsabilidad son los planos en los que puedes dividir tu vida y tus responsabilidades. Revisarlas con frecuencia, en mi caso mensual, me aporta sensación de equilibrio y me ofrece una imagen global de cómo me siento con las áreas de la vida que considero importantes para mí.

El resultado de tener claro tu Propósito, tus Principios, y trabajar tus Áreas de Responsabilidad, te aportará información útil y relevante para tomar decisiones en los niveles de Perspectiva Estratégica, que determina hacia dónde quieres ir, y de Perspectiva Operativa que determina qué tienes que hacer para ir hacia dónde quieres llegar.

Por ejemplo, si te proponen un proyecto que te atrae pero no tienes claro si comprometerte, antes de tomar la decisión, enfréntate a tus valores y conecta con tu propósito, así obtendrás una información valiosa. Si, además, revisas tus áreas de enfoque y responsabilidad, podrás evaluar si el resultado de comprometerte te va aportar o restar equilibrio.

Si te proponen un proyecto que te atrae pero no tienes claro si comprometerte, antes de tomar la decisión, enfréntate a tus valores y conecta con tu propósito, así obtendrás una información valiosa.

Perspectiva Estratégica: Objetivos, Metas y Visiones

¿Hacia dónde quieres ir?

Es el nivel de perspectiva en el que describes lo que quieres conseguir a largo plazo. Si piensas en objetivos y metas el tiempo puede ser de uno o dos años. Cuando estás definiendo tus visiones, el factor tiempo se amplía unos cuantos años más.

Mientras que las metas y las visiones son fuente de inspiración, de motivación y describen deseos, los objetivos para que sean útiles, han de invitar a la acción y para ello, su definición ha de cumplir criterios SMART, es decir, será específica y concreta; se podrá medir y sabrás cuándo lo has cumplido; será un reto difícil, pero alcanzable y dependerá de ti llegar a él; será realista y además, estará limitado en el tiempo.

Si hay algo en tu vida que quieres cambiar, tienes algún sueño que cumplir o te gustaría superar un reto que ves lejano, este es el lugar de tu sistema en el que documentarlo, organizarlo y controlarlo. En mi caso, primero defino la visión como el éxito rotundo que me gustaría alcanzar y después, lo aterrizo identificando hitos que debo ir cumpliendo. De la descripción de estos hitos con detalle, y con criterios SMART, surgen los objetivos que reviso mensualmente, como un apéndice de la revisión semanal.

Perspectiva Operativa: Acciones y Proyectos

¿Qué tengo que hacer para ir hacia dónde quiero llegar?

El Nivel Operativo incluye aquellas opciones que tenemos pendientes de hacer en el corto y medio plazo. En el día a día, las opciones están recogidas en las listas de próximas acciones, y a nivel semanal, las opciones constituyen los próximos pasos a dar para ir avanzando hasta completar los resultados que queremos conseguir.

Las próximas acciones están organizadas en el calendario y los contextos. Cualquier análisis más allá de estas listas no es posible, y en cierta manera, no sería un nivel de perspectiva de altura, sino una foto macro de lo que tenemos por hacer.

Las próximas acciones están organizadas en el calendario y los contextos.

Los Proyectos nos ofrecen un panorama de opciones a llevar a cabo en el medio plazo; algunos proyectos sencillos se pueden resolver en días, y otros nos pueden llevar varias semanas o incluso unos pocos meses. Es verdad que hay proyectos que duran más tiempo, pero no es lo habitual y en muchos casos, realmente se trata de objetivos, un error muy común porque en el lenguaje coloquial, un proyecto es lo que en GTD se llama objetivo.

Los proyectos son el nexo de unión entre el día a día y el largo plazo, ya que conectan el nivel de acción con niveles estratégicos de perspectiva superior como objetivos, metas y visiones. En la revisión semanal, la lista de proyectos nos ofrece una visión global de los frentes que tenemos abiertos y de los compromios que hemos adquirido. Nos permite valorar si el rumbo que llevamos es el adecuado para llegar a dónde queremos ir, o si tenemos que realizar ajustes, descartando proyectos activos o comprometiéndonos con otros nuevos.

Trabajando la perspectiva en GTD, 3 x 2 no son 6

Si bien los seis niveles de perspectiva te ofrecen un panorama completo de dónde quieres ir, qué estás haciendo para llegar allí y si el camino por el que vas conecta con tu esencia, aportan información valiosísima para tomar decisiones sobre qué debes hacer, con qué proyectos comprometerte y cuáles son tus planes para el futuro, la propuesta de incluir todos ellos en un mismo conjunto, el de Perspectiva, es algo que me sigue resultando confuso y poco coherente. Para mantenerlos integrados en un mismo sistema, me fue útil reorganizarlos según su naturaleza. En el nivel de Perspectiva Vital incluyo el Propósito, los Principios y las Áreas de Enfoque y Responsabilidad que me ofrecen una descripción de quién soy yo y qué nivel de satisfacción tengo con lo que hago. En el nivel de Perspectiva Estratégica, incluyo los Objetivos, las Metas y las Visiones y me ofrecen una foto panorámica de a dónde quiero ir. Y por último, en el nivel de Perspectiva Operativa, incluyo las Acciones y los Proyectos que me ofrecen una foto a nivel macro, de qué tengo que hacer para llegar a donde quiero ir.