La multitarea la gran enemiga de nuestra productividad y de nuestra salud

“Un hombre capaz de conducir de forma segura mientras besa a una joven hermosa, simplemente, no presta al beso la atención que se merece”. (Cita atribuida a Albert Einstein).

Hoy en día me encuentro en más de una ocasión con un error de concepto en cuanto a un tema que tiene gran importancia y que afecta de manera sustancial a nuestra productividad e incluso a nuestra salud y motivación en el trabajo. Es en referencia a lo que se entiende como multitarea.

En un reciente debate en el que participé sobre esta temática, había un grupo de personas que afirmaban que era una cualidad muy demandada por las empresas hoy en día, dado el entorno complejo y cambiante en que desarrolla su labor el trabajador del conocimiento. Se referían a la capacidad que tiene una persona para hacer trabajos de diferentes tipos. Es decir, se valoraba el hecho de tener diferentes competencias y habilidades, y saberlas aplicar correctamente en su trabajo.

Esta capacidad de tener varias competencias no es algo que se haya empezado a demandar últimamente. Ha sido muy valorada siempre, y no es ninguna novedad que tenerla, de hecho, siempre haya sido una ventaja para la persona que las poseía.

Creo que todos estaremos de acuerdo con esta idea. Salvo en casos muy concretos y no muy habituales en que la especialización sea tan extrema que la tarea a realizar sea sólo una, en el resto de los casos siempre se dará esta situación en la que una persona es capaz de hacer cosas diferentes.

Personalmente, a este concepto yo no lo denominaría multitarea, al menos desde el punto de vista de productividad personal. Lo llamaría capacidad de gestionar cosas diferentes.

La cuestión fundamental, al menos desde el punto de vista de la productividad, es cómo gestionamos esa multitarea. En otras palabras, cómo gestionamos nuestra atención o a qué se la dedicamos. Si volvemos a la cita con la que comienzo este artículo, conducir requiere atención, y besar, si se quiere hacer bien, también. Me resulta difícil creer que se pueda prestar atención a las dos cosas a la vez: o atiendo al beso o atiendo a la carretera. Aquí radica la raíz del problema de la multitarea. Es decir: la mayoría de las cosas las debemos de hacer de manera secuencial. Primero le dedico mi atención a una para después cambiar el foco y dedicarle mi atención a otra.

La mayoría de las cosas se deben de realizar de manera secuencial.

Hay cosas que se pueden realizar de manera automática y no requieren de nuestra concentración. También hay cosas que requieren nuestra concentración y no se pueden hacer de manera automática.

En la medida que dos cosas no requieran atención, las podremos hacer a la vez: respirar y mascar chicle. Si una requiere atención pero la otra no, también las podremos hacer: memorizar una lección y mascar chicle. Pero si las dos requieren de nuestra atención ya no las podremos hacer a la vez. Esto es así porque nuestro cerebro sólo es capaz de prestar atención a una única cosa en cada momento de manera consciente.

Si dos tareas requieren de nuestra atención, no las podremos realizar a la vez.

Como vemos, según qué tipo de tarea debamos realizar, es necesario llevar a cabo las tareas de manera secuencial. Por mucho que lo intentemos no podremos memorizar la lección y a la vez efectuar operaciones matemáticas. Tendremos que repartir nuestra atención yendo de una a otra tarea. En este instante memorizo la lección pero dejo de hacer operaciones; en el siguiente cambiaré mi atención a la otra tarea pero dejaré de atender el esfuerzo de memorizar.

En nuestro día a día caemos demasiadas veces en tratar de simultanear dos o más tareas que requieren de nuestra atención. En realidad me podría preguntar: ¿cuáles no requieren de alguna manera mi atención? ¿Qué consecuencias tiene esta manera de actuar? Perdemos claramente eficacia; este punto es muy fácilmente demostrable. La perdemos porque cada vez que retomamos a una tarea previamente abandonada, nuestro cerebro necesita un tiempo extra para volver a la situación en que estaba cuando la abandonó por otra. Además nuestro nivel de estrés aumenta y disminuye nuestra capacidad de concentración.

Caemos demasiadas veces en la trampa de simultanear dos o más tareas que requieren de nuestra atención.

Pero también se pueden dar otros casos, en los que no hacemos tareas simultáneas pero dejamos tareas sin finalizar porque nos llegan nuevos inputs. Actuamos así porque la nueva tarea hace más ruido en nuestra mente, y probablemente lo hace porque su contenido tiene mayor carga emocional. ¿Cuántas veces nos sucede que, por ejemplo, estoy centrado en un informe importante y recibo la llamada de un cliente con una reclamación o planteando un problema? Lo más probable es que deje sin finalizar el análisis del informe y me ponga a solucionar la llamada recibida. Pero a los diez minutos y casi sin haber empezado la nueva tarea, me llama mi jefa diciendo que quiere estar conmigo enseguida para tratar el temario de la reunión de mañana. Estoy en la pura entropía (el orden tiende al desorden si no se hace algo para remediarlo).

Dejamos de hacer tareas en curso, porque nos llegan nuevas tareas, con mayor carga emocional.

Sin darme cuenta, tengo dos, tres, hasta cuatro tareas en mi mente. Cada una hace su ruido y cada una tiene, también, su componente de carga emocional. Hablando claramente: me estresan, me agobian y me van a provocar distracciones. Son dos tareas incompletas; si quiero retomarlas necesitaré también un tiempo extra para reubicarme en ellas.

Actuar así tiene las mismas consecuencias: nos hacen trabajar de manera poco eficaz y reducen nuestra productividad, tienen un importante costo económico y otro más importante y muchas veces no valorado, como es el coste de oportunidad. A esto yo también, por supuesto, lo llamo multitarea. Esta es la manera más improductiva, ineficaz e ineficiente de trabajar, ya que tendré que dedicar muchos más recursos para terminar mis tareas que si las hubiera realizado completas, de principio a fin. Como decía Peter Drucker, “Si hay un secreto de la efectividad, es la concentración”. Difícilmente la alcanzaremos si caemos en la multitarea.

¿Cuántas veces te ocurren cosas similares al día?, ¿has identificado sus consecuencias?, ¿cómo te sentirías si pudieras evitarlas?, ¿qué vas a hacer para lograrlo?