Evolución de los criterios para escoger qué tarea hacer

Ser productiv@ es tomar decisiones. Tomar decisiones correctas y con el menor dispendio de recursos posible. Para ello debemos disponer de unos criterios claros que nos ayuden a resolver esa pregunta que nos persigue a todas horas cual buitre rondando las cabezas de sus presas. ¿Qué tarea tengo que hacer ahora? ¿Cuál será mi siguiente acción?

Ser productiv@ es tomar decisiones. Tomar decisiones correctas y con el menor dispendio de recursos posible

Antes de la aparición del método de productividad Getting Things Done (GTD) de David Allen, ni más ni menos que el presidente de los EEUU entre el 1953 y el 1961, Dwight David Eisenhower, dio a conocer sus criterios para llevar a cabo sus tareas. Éstos eran dos: lo URGENTE y lo IMPORTANTE. Si los cruzamos obtenemos 4 combinaciones que conforman la célebre matriz del tiempo que popularizó más tarde Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Sin embargo, hoy en día vivimos en un mundo con un ritmo mucho más frenético, donde todo es dinámico, cambiante y tenemos una gran cantidad de actividades distintas por hacer. Este hecho provoca que la utilidad de los dos criterios de Eisenhower se vea comprometida a la hora de gestionar nuestras acciones.

Hoy en día vivimos en un mundo con un ritmo mucho más frenético, donde todo es dinámico, cambiante y tenemos una gran cantidad de actividades distintas por hacer

Por tanto, necesitamos unos criterios distintos adaptados a la realidad actual, especialmente para los llamados trabajadores/as del conocimiento que manejamos cantidades ingentes de información. Y en este punto es donde apareció GTD para aportarnos esas pautas más precisas y útiles para los tiempos que corren.

Por un lado, esta metodología esclareció cómo determinar qué era lo IMPORTANTE de una forma mucho más exacta y completa. Para ello, David Allen desarrolló los 6 niveles de perspectiva. Si los citamos de mayor a menor perspectiva estos son el propósito vital, la visión, las áreas de responsabilidad, los objetivos, los proyectos y las tareas.

Es cierto que no he nombrado los 6 niveles en el mismo orden que propone David Allen. La razón es que prefiero situar las áreas de responsabilidad por encima de los objetivos porque me resulta más fácil e intuitivo definir cada uno de ellos en base a un área de responsabilidad concreta.

Las áreas de responsabilidad son aquellas partes en que puedes dividir tu vida: salud, familia, amigos, pareja, trabajo, ocio… Los proyectos son un conjunto de tareas relacionadas que pretenden alcanzar una parte concreta de un objetivo.

La idea principal es que los 6 niveles de perspectiva nos permiten identificar rápidamente la importancia y el sentido que cada tarea tiene en base a que forma parte de un proyecto mayor, que a su vez tiene como finalidad alcanzar parte de un objetivo de una (o a veces más de una) de nuestras áreas de responsabilidad, y así poner un granito de arena más en la consecución de nuestra visión y propósito de vida como fin último.

Los 6 niveles de perspectiva nos permiten identificar rápidamente la importancia y el sentido que cada tarea tiene.

Una vez tienes por escrito y a mano toda esta información para decidir si una tarea es IMPORTANTE o no, tan sólo debes preguntarte: ¿me acerca a mis objetivos o ayuda a cumplir los objetivos de las personas que de verdad me importan? Sí, lo hago. No, no lo hago. Punto.

Está bien, pero ¿qué pasa entonces con lo URGENTE? Las urgencias tienen que ver con el tiempo que necesitamos emplear para acabar una tarea y con la fecha límite objetiva para terminarla, es decir, aquella fecha que si se supera ya no se puede acabar la tarea en cuestión y por lo tanto se generan graves consecuencias.

GTD hizo pedazos el paradigma de la URGENCIA. La mayoría de las tareas en la actualidad no tienen fecha límite objetiva sino subjetiva, es decir, la que nos impone alguien o incluso nosotr@s pero que si se supera no se generan consecuencias serias. Por eso, al final todo consiste en llevar a cabo una renegociación continua con nuestros supervisores/as, supervisad@s o con nosotr@s mism@s de esos plazos subjetivos para finalizar las tareas.

Tal vez ahora te estés preguntado: ¿cómo integro las fechas límite objetivas (las que no se me pueden pasar) con las fechas límite subjetivas? Para que nuestro Sistema de Productividad sea confiable y seguro, necesitamos incorporar un conjunto de hábitos que aporten lo que GTD denomina control. Entre estos hábitos encontramos la Revisión Semanal de las listas de tareas, hecho que nos garantiza que no superemos ninguna fecha límite objetiva. Por otro lado, ya no se deberían incluir las fechas límite subjetivas en las tareas, simplemente porque carecen de sentido y ya no nos sirven como criterio dada la incertidumbre constante en la que vivimos.

Pongamos un ejemplo. Un lunes nos encomiendan una tarea que resulta imprescindible para completar un proyecto y a su vez alcanzar uno de nuestros objetivos. Esto nos certifica que es una actividad IMPORTANTE. El caso es que en esta ocasión también existe una fecha límite objetiva que es el próximo viernes.

Imaginemos que tenemos 30 tareas importantes, según nuestros 6 niveles de perspectiva, para hacer esta semana. ¿Podemos decidir exactamente cuándo hacer esa tarea que nos han encomendado el lunes? Tenemos 4 días por delante y 30 tareas. ¿Entendéis ahora porque necesitamos otros criterios distintos de la URGENCIA y la IMPORTANCIA?

Por este motivo David Allen en su GTD propuso otros criterios. Éstos son, por orden a tener presentes, el CONTEXTO, el TIEMPO y la ENERGÍA. Vamos a verlos con más detalle.

El CONTEXTO es un criterio en principio obvio pero que no siempre tenemos en consideración. Se refiere a la situación, lugar, herramienta específica o persona concreta que requiere una tarea determinada. Por lo tanto, antes de hacer una acción preguntémonos si disponemos de ese CONTEXTO y si es así, agrupemos la realización de todas las tareas que requieran el mismo. Pero claro este criterio no es suficiente si por ejemplo tenemos 10 actividades por hacer y existen 4 que encajan con el CONTEXTO en el que nos encontramos. Seguimos sin saber por cuál de las 4 empezaría.

El CONTEXTO es un criterio en principio obvio pero que no siempre tenemos en consideración.

El segundo criterio es el TIEMPO estimado para cada actividad y se compara con TIEMPO disponible. Esto responde al planteamiento de que es mejor hacer una tarea “del tirón” y no en varias partes, por aquello del tiempo necesario para entrar en el estado de concentración o flow adecuado para cada tarea. Por eso si vemos que una actividad tiene una duración estimada de 1 hora y sólo disponemos de 30 minutos antes de irnos a casa por ejemplo, seguramente no tenga sentido empezarla y resulte una opción más óptima ejecutar en su lugar un par de tareas de corta duración. Sin duda, se trata de un criterio muy útil para aprovechar tiempos muertos o espacios de tiempo entre reuniones o citas.

Por último, GTD propone tener en cuenta la ENERGÍA. Para mí fue un gran descubrimiento. ¿Cómo podía ser que nunca hubiese considerado mi nivel de ENERGÍA a la hora de hacer mis actividades? ¿Por qué solía planificar mis tareas como si siempre estuviese con un nivel alto de ENERGÍA? Ahora entendía la causa de tanta frustración debida a la imposibilidad de cumplir con esos plannings confeccionados con tanto esmero, donde a cada hora le asignaba una tarea pero que por supuesto, nunca contemplaban mi consumo de ENERGÍA a lo largo de la jornada.

No obstante, considero que no queda muy claro a qué nos referimos con ENERGÍA. Pongamos un poco de luz en este asunto.

La ENERGÍA puede ser física, corporal. Por tanto, se referiría a si disponemos de la ENERGÍA física adecuada para hacer una actividad que requiere un esfuerzo físico determinado. Pero hay que tener en cuenta que GTD se creó especialmente para ayudar a los trabajadores/as del conocimiento. Por eso considero que se refiere sobre todo a la ENERGÍA mental. Y aquí es donde cada autor/a o especialista en el tema define ENERGÍA mental a su manera. Algun@s hablan del nivel concentración o atención y otr@s hablan de ganas, de entusiasmo o de estado de ánimo.

Tú puedes tener un alto grado de concentración y la mente clara, pero al mismo tiempo sentirte con desgana por realizar una actividad. Y al final el resultado es que, pese a tu alto nivel de concentración, no avanzas por la apatía que sientes. Si ambos conceptos fueran lo mismo, con un descanso se te pasaría la desidia. Sin embargo, con una pausa puedes recargar las pilas para recuperar tu nivel de concentración pero no por ello eliminarás tu desgana.

Por eso, propongo definir el criterio ENERGÍA tomando en consideración los niveles de resistencia física y de concentración mental de que disponemos en el momento presente, en relación a los requeridos para ejecutar una actividad determinada de forma óptima.

Llegados a este punto yo añadiría otro criterio que cubra el análisis de lo que estamos sintiendo ahora en relación a la emoción más adecuada para la tarea en cuestión. Yo llamo a este criterio EMOCIÓN. Tal vez estés pensando que este nuevo criterio no tiene mucho sentido porque creas que todas las tareas requieren sentir alegría. Pero esto no es cierto, porque actividades como la revisión de errores en una hoja de cálculo o desprenderse de objetos cuando estás haciendo limpieza se hacen mejor si sentimos emociones más bien negativas.

La neurociencia nos dice que las emociones condicionan nuestros procesos cognitivos, por este motivo considero que no podemos obviar el criterio EMOCIÓN ni enmascararlo dentro del criterio ENERGÍA. Sólo podremos ser productiv@s de verdad si lo tenemos en cuenta como es debido.

La neurociencia nos dice que las emociones condicionan nuestros procesos cognitivos.

La idea principal en que se basa este “nuevo” criterio es que distintos estudios que perseguían descubrir cómo desarrollar nuestra inteligencia emocional, nos han demostrado que es posible autogenerarnos una emoción concreta para afrontar mejor una tarea. ¿Cómo hacerlo? En el próximo artículo lo explicaré con detalle.