4 ideas para superar una avalancha de tareas

Has planificado tu día, sabes en cada momento lo que tienes que hacer, ayer has estado planificando tu día siguiente y todo encaja: has localizado tus eventos, elegido tareas de cada uno de tus proyectos, y seleccionado aquellas tareas con vencimiento “hoy” para planificar tu día. Perfecto.

Inicias la mañana con una de tus tarea clave, parece que todo marcha como tenías planificado, sobre ruedas…De repente empieza a caerte un par de tareas “ marrones” de tu jefe, tu compañero te asigna otra tarea que solo puedes hacer tú y tiene que estar lista para hoy, un email de un cliente solicitando el informe del mes en curso, esta vez lo quiere antes de tiempo.

Uffff! en menos de una hora una avalancha de tareas se apodera de tí y de tu planificación. Tenías asignado una tarea para cada momento y un momento para cada tarea, todo encajaba pero… se han torcido las cosas y tu realidad a media mañana de un lunes (por ejemplo) es una planificación (la que habías realizado el día anterior) y una lluvia de marrones que tienes que solucionar si o sí.

Bueno, en realidad ¿no te suena a desconocido verdad? esto sucede y forma parte del día a día, puedes llamarlos imprevistos, marrones, aluvión de tareas o como quieras. Lo cierto es que suceden y tenemos que gestionarlas, saber lidiar con esos momentos y reconducir la situación.

Veamos 4 ideas para superar una avalancha o aluvión de tareas:

1. Procesa y asimila la realidad.

Es decir, no sirve de nada caer en modo pánico, que el pánico genere reacciones de ansiedad y estrés en nuestro cuerpo y que sea el estado dominante en el resto del día afectando a nuestras decisiones y a nuestra productividad. El estrés es un mal compañero de viaje para nuestra productividad personal, solución de problemas, creatividad etc. Debemos evitarlo.

Asi que una vez experimentada la primera reacción, sal dé ahí, y asume lo que tienes delante, recobra la calma y la decisión. Esta es la primera y casi más importante de las ideas, recobra tu equilibrio emocional para afrontar de manera asertiva tu nuevo día.

No sirve de nada, caer en modo pánico. El estrés es un mal compañero de viaje para tu productividad personal.

2. Captura y vuelve.

En plena tarea clave, una llamada, es ese cliente que quiere el informe del mes para ayer, tiene que presentarlo en una reunión para mañana y si o sí tiene que estar hecho para hoy. ¿Qué hacer?

Primero. Anota, captura la tarea en un bloc de notas en tu gestor de tareas favoritos o donde quieras, pero captúrala.

Segundo. No abandones tu tarea clave, no dejes un muerto por el camino, terminála. Es mejor acabar la tarea que estás haciendo y después realizar el imprevisto o urgencia que te han endosado. De esta manera, no incrementarás tus niveles de estrés con más marrones y afrontarás la tarea-marrón con más ánimo y motivación.

No abandones tus tareas clave! acaba la tarea que estás haciendo y luego atiende urgéncias o imprevistos.

3. Etiqueta las tareas-imprevistos.

No todas tienen el mismo impacto sobre tu día y sobre tus objetivos, cuando tomes conciencia de cada una de esas tareas-marrón, párate y etíquetalas pon un orden de prioridad e importancia. Te servirá para reubicarlas en tu día y asimilar su impacto en tu planificación y objetivos diarios. Es vital para iniciar la siguiente fase: la replanificación.

4. Replanifica.

Una de las ventajas de conocer tu planificación diaria es que consigues una foto del día perfectamente nítida. Esto, sin duda, te permitirá recomponerla, reajustarla a tus nuevas exigencias y encajar de nuevo las piezas de tu puzzle. Tienes nuevas tareas que han caído del cielo y tenemos que, dependiendo del criterio, reajustarlas en tu planning del día. Para ello puedes:

- Aplazar alguna tarea para mañana o pasado, seguro que no tienes que hacer todas las tareas obligatoriamente hoy, no todas son tareas clave y con fecha límite de entrega para hoy. Utiliza tu criterio productivo y piensa cuáles puedes postponer.

- Delega. Pregúntate: ¿ todas las tareas las tengo que realizar yo o hay alguna que puedo delegar?

Una vez asimilado, capturado, etiquetadas tus nuevas tareas y replanificado tu día. EMPIEZA. Es la única forma de terminar las cosas, empezarlas.

En definitiva, ante una avalancha de tareas: evita el modo pánico, toma conciencia de tu nueva situación, conoce la exigencia de tus nuevas tareas y replanifica tu día.

“Empezar”, es la única forma de terminar las cosas.