Prepárate para ser más productivo

¡Enhorabuena! Has decido mejorar tu productividad personal – sino, no estarías leyendo este artículo. Seguramente has empezado con la lectura de algunas fuentes de información sobre el tema: artículos en los diarios, posts en blogs, una revista dedicada a la productividad e incluso has leído algún libro.

Más que suficiente para tener algunas ideas sobre qué hacer para mejorar tu gestión del tiempo.

¿Ahora qué haces? Hay mil cosas en tu manera de vivir y trabajar que puedes cambiar y que según los gurús te harán más productivo. ¿Por dónde empiezas? No puedes cambiarlo todo a la vez. ¿Qué es mejor: buscar un buen gestor de tareas, empezar con algunos trucos, utilizar un método sencillo de gestión del tiempo o esforzarte para implementar un método completo de productividad personal?

Cada persona es diferente en necesidades, en experiencia previa, en gustos, en disponibilidad y conocimiento de tecnología… Una de las razones por las que existe tanta literatura sobre la productividad personal es el hecho de que no hay una solución universal. Sea cual sea la ruta y el método que eliges para ser más eficaz, antes de implementarlo hay que estar preparado.

Pasos previos para la implementación de un método de productividad

Probablemente nadie te ha enseñado cómo hay que organizarte y planificar el trabajo. Nadie te ha explicado cómo utilizar el calendario y la lista de tareas. Has empezado a desarrollar tu propio sistema de trabajo en el colegio.

Luego, basado en las experiencias — qué funciona y qué no — has añadido nuevos hábitos y has eliminado algunos otros. El resultado es un patchwork de hábitos que llevas utilizando desde hace mucho tiempo.

Cambiar tus hábitos productivos no es fácil, especialmente porque los has utilizado durante muchos años. Para mejorar las probabilidades de éxito, te comparto algunos consejos prácticos:

Determina el objetivo

Stephen Covey habla de comenzar con un fin en mente.

Antes de empezar con un proceso tan difícil, creo que es importante tener claro qué es exactamente lo que quieres conseguir.

He visto demasiadas veces a personas decepcionadas porque esperaban obtener más tiempo libre, pero al final sólo han conseguido hacer más trabajo en el mismo tiempo. ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Por qué quieres esforzarte a mejorar tu productividad personal? ¿Quieres tener los fines de semana libre de trabajo, quieres sobrevivir en la oficina o quieres conseguir tus sueños en el futuro?

Tener claro qué deseas conseguir te ayudará, porque da motivación en los momentos difíciles, porque facilita el seguimiento del progreso y porque es la única manera de saber si lo has conseguido.

Prepárate para una larga batalla

Cambiar tus hábitos productivos no es fácil. Estudios científicos han mostrado que necesitas entre 18 y 256 días para formar nuevas rutinas, dependiente de la dificultad de la rutina que estás creando. Cambiar varios hábitos a la vez es todavía más difícil.

Piensa un momento en las personas que han conseguido dejar de fumar y al mismo tiempo han completado una dieta para perder peso. Yo no conozco a nadie que haya logrado las dos cosas a la vez. Antes de empezar con la implementación de un método de productividad, hay que saber y aceptar que no vas a obtener resultados rápidos. Las cosas que valen la pena requieren su tiempo.

Haz un reset

En este momento seguramente ya utilizas una agenda y una lista de tareas. La tentación de usar el sistema actual es muy atractiva, pero es peligrosa. Un nuevo método de productividad seguramente implica una nueva manera de ver las cosas. Si mantienes tu lista de tareas actual, te quedarás atrapado en la manera actual de pensar.

Es mejor tratar la información en tu sistema actual como input para el nuevo sistema. Imprime tus tareas, déjalas en tu bandeja de entrada y borra toda la información – tareas, proyectos, etiquetas, contextos… – del gestor de tareas.

Busca ayuda

Estás en el punto de hacer una cosa muy difícil, pero no estás solo. Si es posible, empieza a trabajar en tus hábitos junto con otras personas, para que podáis discutir los problemas. Si lo haces solo, explica a tu familia, tus amigos y a tus compañeros lo que estás haciendo y qué quieres lograr. La presión externa puede ayudarte. Especialmente tus compañeros de trabajo te seguirán atentamente cuando les explicas que vas a mejorar tu productividad, y eso puede ser el catalizador para continuar en momentos difíciles. Finalmente, en momentos difíciles también puedes buscar ayuda de un buen profesional que realmente conoce el método de productividad que estás implementando.

Ten un plan B

Cuando trabajas en tus hábitos productivos, pasas por diferentes estados de ánimo. Habrá momentos de baja motivación: notarás que tu inbox de correo se ha vuelto a llenarse mientras has estado creando tu lista de tareas; tu sistema ya está obsoleto. Al principio aún puedes conseguir la auto-disciplina para mantenerlo todo actualizado, pero después de una lucha de varias semanas tiras la toalla. Es casi inevitable que vas a caer del vagón en algún momento.

Ahora que sabes qué va a pasar, ¿qué harás cuando pasa? ¿Cómo vas a volver a motivarte? Crea tu plan B antes de empezar.

Se ágil

Un viaje de mil millas comienza con el primer paso
– Lao Tse

Estás a punto de empezar un proceso muy largo, que seguramente te va a costar varias semanas o incluso meses para finalizar (¿realmente es posible acabar de mejorar la productividad personal?). Habrá imprevistos, bajadas de moral, complicaciones, pero también suerte inesperada y momentos de estar en La Zona. No puedes prevenir el futuro.

Lo mejor es aplicar pequeños avances y evaluar frecuentemente para ajustar el rumbo. Te aconsejo planificar un momento cada semana – yo prefiero hacerlo los viernes por la tarde – para verificar si tus acciones de esta semana están alineadas con tus objetivos. Sólo hay que reflexionar alrededor de estas tres preguntas:

1. ¿Cómo he progresado durante la semana pasada?
2. ¿Cuáles serán mis objetivos para la semana que viene?
3. ¿Qué necesitaré para conseguirlo?

Olvídate de las herramientas

Existen un montón de aplicaciones para ayudarte a gestionar tus tareas. Lo primero que muchas personas hacen al empezar con un método de productividad es buscar el software perfecto. Esto no solo te cuesta mucho tiempo, sino que también limita tu manera de pensar a solo la funcionalidad ofrecida por la herramienta elegida. Es mejor enfocarte primero en el método y sólo cuando sabes exactamente cuáles son tus requerimientos y cómo trabajas podrás elegir la herramienta que mejor se adapta a tu manera de trabajar.

Espero que no te haya asustado con tantos consejos de preparación, pero es necesario prepararte bien. Mejorar la productividad personal es un viaje bonito con vistas espectaculares y un destino que vale la pena. Si estás preparado, podrás disfrutar más del viaje.

Foto: Flickr/Greg McMullin CC By-NC-ND 2.0