Paso 1 del Curso "10 Pasos para la máxima productividad"

Paso 1 del curso trata sobre la “Eliminación de la mente” y poner todo en tu sistema de confianza. Hablaremos de las bandejas de entrada, y cómo utilizarla para asegurarse de que tu mente está enfocada y nada sea olvidado.

Bienvenido al Paso 1 de nuestro curso “10-pasos para la máxima productividad”, donde vamos a tratar sobre el hecho de estar pensando en demasiadas cosas a la vez. Necesitas tomar cosas de tu mente y ponerlas todas en tu sistema de productividad de confianza.

Mi esposa siempre se ríe de mi y dice que soy como un viejo ordenador con la configuración por defecto — reconozco sólo 16 colores básicos y pretendo ser un hombre multi-tasking … en realidad, sólo puedo hacer una cosa a la vez.

Tengo que reconocer que ella tiene un poco de razón. Como dice David Allen en su libro “Getting Things Done”, cuando tu mente tiene mucho en que pensar, en realidad no puedes hacer nada. No se puede trabajar de forma productiva cuando tu mente está distraída.

Por lo tanto necesitas tu propio sistema de confianza donde puedes poner tus cosas. Lo más fácil es arrojar cuantas más cosas en él, mejor. Ese es el primer secreto. Le segundo es asegurarse de que procesas estas cosas más tarde.

El lugar en el que pones las cosas se llama “Bandeja de entrada/Inbox” — un lugar donde aparezcan todos tus pensamientos, archivos, documentos, correos electrónicos, notas, mensajes de voz … donde pones todas tus cosas.

El problema es que tenemos más de un “buzón de entrada” en nuestras vidas. En realidad tenemos un montón de ellas. La solución consiste en reducir a la menor cantidad posible y estar al tanto de todas. Y procesar estas carpetas de manera regular.

El procesamiento es clave. No “eches un vistazo a la bandeja de entrada” o “vistazo” a la misma. Tienes que procesarla pasando a través de cada artículo y decidiendo qué hay que hacer con él.

Algunas bandejas de entrada son físicas, algunas — virtuales. O “en la nube”, como lo decimos. Pero están ahí. Aquí está la lista de mis bandejas de entrada y cómo lidio con ellas…y tengo unas cuantas.

Bandeja de entrada por Email — todos los correos electrónicos que vienen a mí. Voy a cada mensaje de correo electrónico cada día para asegurarme de que mi bandeja se mantiene en cero todos los días. No respondo a cada mensaje, muevo algunos mensajes a “responder más tarde” carpeta. La clave está en decidir qué hacer con cada una de ellas.

Bandeja de entrada física — un lugar en mi oficina donde pongo automáticamente todas las cosas que me vienen, como documentos, cartas, recibos … — La proceso por lo menos una vez a la semana a cero y otra vez, decido en cada artículo si lo debo tirar, destruir, mantener, o escanear… y me voy a la siguiente.

Un truco que utilizo a menudo es tener un cuaderno práctico al lado de mi ordenador o iPad — y cuando un pensamiento llega lo escribo allí. Al final del día tengo la oja llena con muchas notas al azar. Acabo de poner el cuaderno o hoja en la bandeja de entrada física y lo proceso más tarde.

Bandeja de entrada en Nozbe — la bandeja de entrada de mi preferido administrador de tareas — Puse allí todas las tareas que vienen a mi mente. Al menos una vez a la semana tengo que limpiar este desastre y decidir qué hacer con cada tarea — si es algo que quiero añadir a mi lista actual de proyectos activos, o si es algo que haré algún día… tal vez…

Es importante que mi “virtual” bandeja de entrada en Nozbe es tan flexible como mi bandeja física. Soy capaz de enviar una tarea (como reenviar un correo electrónico a Nozbe con una tarea escrita en la línea del asunto), añadir tareas desde cualquier navegador con un bookmarklet o simplemente añadir una tarea a mi versión de escritorio de Nozbe con un atajo de teclado.

Uso una aplicación popular llamada Evernote para guardar mis notas y acceder ellas desde cualquier lugar. Evernote sincroniza con Nozbe y me ayuda a procesar mis tareas aún más rápido. Al etiquetar una nota con etiqueta “Bandeja de entrada” (o con un nombre de un proyecto activo) lo hago visible desde el interior de Nozbe.

Cuando no tengo tiempo para escribir, saco mi iPhone y hago clic en aplicación de “Notas de voz” y dicto algo que tengo en mi mente. Proceso estas notas de voz cada semana. Ahora que mi administrador de tareas acepta voz dictada tareas en mi teléfono, dicto tareas directamente a bandeja de entrada(inbox) en Nozbe.

Aplicaciones “Léalo-después” como “Pocket” o “Instapaper” — Aquí, pongo todos los artículos interesantes que se encuentran en algún lugar de la Internet. De esta manera cuando me apetece leer - abro esta aplicación en mi iPhone o iPad y leo. De esta manera tengo un lote de contenido fresco para absorber cada día.

En mi Mac tengo una carpeta “Descargados” — es la carpeta predeterminada en mis navegadores que contiene todos los archivos descargados, aplicaciones, documentos, archivos PDF… todos van allí. Una vez más, cada semana me aseguro de procesar esta carpeta y de limpiarlo y decidir qué hacer con cada archivo allí.

Así que tengo varias bandejas de entrada: física, de Nozbe, Evernote, notas de voz, la aplicación Léalo-después y carpeta de descargas. Es importante que no pongo cosas entrantes en otros sitios.

La clave siguiente es que sé cuándo tengo que procesarlas. Algunas están siendo procesadas​ cada día, algún día, pero todas al menos una vez a la semana. De nuevo, si una semana no borro algo, va a atormentarme en el transcurso de los próximos días. Estas tienen que ser limpiadas.

Esta es la primera parte del curso — la Bandeja de entrada — por qué y dónde debemos poner nuestros pensamientos para que no las perdamos y, sobre todo, para mantener la cabeza limpia y libre de distracciones. Para mantener la cabeza enfocada en las tareas a mano.