Entrevista con Ruben Alzola
Augusto Pinaud: Bienvenidos a la entrevista del número 2 de la revista productive magazine en español.
Hoy tengo el gusto de entrevistar a Rubén Alzola. Rubén, entre otras cosas escribe para el blog “marca la diferencia” y en el, habla sobre productividad personal, GTD, Comunicación y Liderazgo.
Rubén, es una persona que cree mucho en los hábitos, así como en que los hábitos generan grandes cambios.
Desde el punto de vista profesional sé que estudió Ingeniera Informática y que tiene un postgrado en coaching, liderazgo y un MBA.
Actualmente es consultor de un servicio de Atención al cliente.
Cuéntanos un poco quien es Rubén Alzola para la gente que no te conoce
Rubén Alzola: Bueno, Muy buenas Augusto es un placer saludarte y saludar a toda la gente que está siguiendo a Productive Magazine en español.
¿Quién es Rubén? Es difícil esta pregunta pero quizás relacionado con la productividad comparte un poco los orígenes, porque me interesa este tema como hace 5 o 6 años. Le empecé a dar vueltas a esto y fue precisamente cuando a mí trabajo de consultor de servicio al cliente se le unió una nueva responsabilidad que era ser el propietario del proceso de gestión de incidencias en la empresa donde trabajo.
Es una empresa tecnológica que desarrolla aplicaciones y controla el hardware de una institución oficial de gobiernos.
Entonces el ser propietario de este proceso me hizo a su vez ser responsable del centro de atención del usuario que atiende como unos dos mil puestos.
Eso supuso inmediatamente un incremento de llamadas, de email, de reuniones, de toma de decisiones, que fue un poco lo que hizo que empezara a interesarme en el libro de David Allen. Gracias al consejo de uno de mis jefes. Leí el libro original, el más antiguo, el de 2001, y de allí he ido aprendiendo poquito a poco y equivocándome de mucho en mucho.
Ese es un poco el origen, en cuanto al blog, aparte de productividad, me gusta hablar de liderazgo y me gusta hablar de temas de comunicación; porque más quizás como consultor pero también en el día a día, las reuniones, la rápida resolución de problemas que continuamente se presentan… pues es un poco lo que yo uso o debo usar y bueno siempre he intentado y lo suelo escribir en un cuaderno de apuntes en limpio o casi en limpio que utilizo en primer lugar para mí mismo, para hacer resúmenes de libros, resumes de experiencias, etc., etc. Eso es un poco lo que es el blog y lo que es Rubén Alzola en el aspecto profesional.
Augusto: Es una respuesta bastante completa de lo que es Rubén Alzola. Así que empezaste con el libro de Organízate con Eficacia la edición del 2001. Así creo hemos empezado bastantes. Ese fue el libro con el que empecé yo también cuando las cosas se pusieron caóticas vamos a decir. Ahora hablas de GTD, hablas de productividad, hablas de liderazgo, ¿Cómo de estricta es tu implementación de GTD a día de hoy? o en realidad que ¿has aprendido?, como dices tú, a base de errores en productividad y ¿cómo funcionan tus sistemas de productividad? porque asumo que en una compañía en la cual hay 2000 personas que interactuan de algún modo contigo, el volumen de información, que te llega, debe ser una cosa increíble, ¿no?
Rubén: Si, llega bastante información, correos diarios, pueden llegar entre 100 y 200 sin contar los personales y bueno ¿como es mí sistema de productividad?, bueno es básicamente uno, GTD, el cual lo he ido personalizando un poco, y adaptando a mis necesidades.
Cuando empecé con el libro, (creo que casi toda la gente ha empezado con el libro de Organízate con Eficacia) la edición en español, era más purista, intentaba seguir todo el sistema completo, intentaba comprar todo el pack.
Luego, con el tiempo te das cuenta que quizás no todo el pack sea necesario, sino que a cada persona hay cosas que le funcionan mejor que otras.
y algo que he aprendido de los muchos amigos que tengo por ahí en los blogs de Productividad, algunos virtuales, y algunos conocidos físicamente es que es importante potenciar lo que haces bien y olvidarte un poco de lo que haces mal, porque si siempre estas tratando de mejorar lo que haces mal, al final consigues un sistema mediocre.
Entonces me he ido afincando en lo que me sirve, en los contextos, les he dado mucho hincapié, he ido primando hábitos sobre herramientas.
En mí revisión de GTD y de la productividad en general los hábitos son mucho más importantes que las herramientas. Las herramientas se las lleva el viento. Hay gente que anda continuamente cambiando de herramienta, lo cual convierte a la productividad en otro ladrón más de tiempo, de atención porque siempre estás en las superficies, siempre estas probando un nuevo software siempre estas probando nuevas modalidades pero yo creo que hay un corazón que hay que mantener: los hábitos y hay ciertos hábitos que son clave para mí y son los que he ido potenciando.
Quizás para mí lo más importante es recopilar todo, allá donde este siempre llevo mí libreta y mí bolígrafo, “baja tecnología”, por si acaso surge alguna cosa interesante que haya que apuntar y que tratar.
Luego muy importante las revisiones, sobre todo las del día y ya más difícil para mí mismo es tener perspectiva y hacer las revisiones semanales.
Pero a largo plazo, enfocarme en objetivos es lo que más me cuesta, mí mayor debilidad, la que estoy tratando de trabajar durante el último año.
Son terrenos que casi casi lindan con coaching, y automotivarme, como ponerte metas de manera correcta. Personalmente a mí me resulta lo más difícil.
Augusto: Es curioso. Curioso que mencionas los cambios de sistemas, déjame hacerte una pregunta, cuantos sistemas has tenido desde que empezaste a descubrir la productividad y todo.
Rubén: Bueno básicamente he cambiado más de herramientas que de sistemas. He ido utilizando aplicaciones que se leían, también va un poco por modas, en cuanto a la gente que utiliza sistemas de productividad, me acuerdo que se inició con sistemas como Remember the Milk por ejemplo, aplicaciones muy cerradas a GTD y he venido abriendo el abanico. De hecho en el Blog escribí algún artículo sobre cómo utilizar GTD con Evernote e igual aplicaciones como Nozbe, Wunderlist algunas aplicaciones que son más de listas o de gestión de listas son las que más me gustan porque me permiten más flexibilidad. Los que son muy creyentes del tema de GTD, no les gusta pues esa libertad termina diluyendo el sistema de productividad. Yo la verdad soy un poco peculiar en cuanto a las aplicaciones GTD, no estoy totalmente convencido, no quiero comprar todo el sistema, me parece que es importante sentirse cómodo en lo que utilizas. Y sobre todo que lo que hagas te dé resultados. No se trata de vender, yo no vendo nada, escribo el blog también por afición ,un poco como decía para mí y porque me gusta escribir estos temas y escribir en general.
Es importante que la gente vea resultados sobre si mismo, yo no te voy a vender ningún sistema, ni una herramienta, la mayoría de las que hablamos son gratuitas y no hay interés económico de por medio, aun así es importante que tu sientas que estas mejorando en lo que haces, ese es el mayor argumento de venta, que te funcionen las cosas.
Augusto: Eso es correcto, la mejor herramienta es la que ya estas usando en vez de descubrir una nueva aplicación a ver si esta te va a traer la solución, pero mencionabas algo en lo cual yo creo mucho que es la revisión. Al igual que tu hago una revisión diaria y una semanal y trato de hacer una revisión a más largo plazo.
“Las urgencias de los demás no son tus urgencias y hay que hacerse un poco respetar”
Augusto: Cuéntanos en que consiste esa revisión diaria, ¿es algo rápido?, ¿es algo estructurada?, cuéntanos un poco de esa revisión diaria, su objetivo y ¿que esperas de ella?
Rubén: Es algo rápido, cuando el clima es malo, que aquí en el país Vasco es bastante frecuente, utilizaba el tiempo de viaje en el tranvía 5 o 10 minutos para hacer mí revisión diaria.
Mí revisión diaria consiste elegir 3 tareas importantes que tengo que hacer ese día.
Esas 3 tareas las defiendo a Capa y espada de cualquier tipo de interrupción, de reuniones, las planifico en mí calendario y si tengo que mover algo, oprimo esas cosas por encima de estas tres tareas.
Esto cuando se empieza es un tanto artificial, porque es una revisión muy rápida, porque esas tres tareas son parte de unos proyectos, es decir vas teniendo una visión holística, una visión completa de tus propios objetivos de que proyectos te llevan a tus objetivos.
Ahora hablando del tema profesional, este año tengo que hacer una revisión del proceso de resolución de incidencias y para ello tengo que conseguir este, este y este objetivo.
Voy a ser auditado en tal fecha. Voy a tener que ser aprobado por calidad en cuanto a esto y para ello tengo que presentar una ficha, un proceso. Hay resultados, hay metas, y hay acciones para llegar a esos objetivos. Pues cada día se trata de incluir parte de esas acciones que te hacen llegar al objetivo del año, puede ser más corto plazo, puede ser más largo plazo.
Cada día digamos tengo que hacer alguna acción que me haga avanzar hacia esos objetivos y a la vez lidiar con el día a día, y con toda la marabunta de mails, de llamadas, de urgencias y de prioridades.
Eso al principio de la jornada; Normalmente al final de la jornada o en la noche, me gusta ver que he hecho, que no he hecho, porque no lo he hecho, que ha pasado, que ha fallado, tratar de aprender de los errores y bueno ya empezar a pensar en esas tres tareas del día siguiente.
Es en la mañana cuando físicamente las escribo en una agenda. No se quizá sea un poco de locura, pero a mí me funciona el hecho de escribir sobre un papel las cosas, me parece mejor que simplemente pensarlas. El hecho de escribir y tacharlas me da un lugar a donde recurrir para ver que tenía que hacer; de todas formas las intento planificar en el calendario de Outlook, que es el cliente de correo que usamos en el trabajo y físicamente me reservo un hueco únicamente para el día siguiente.
Por la noche considero que ya son prioritarias mis acciones del día siguiente sobre cualquier tipo de convocatoria que pueda venir fuera de tiempo fuera de plazo sin aviso suficiente.
Es algo que me ha funcionado bastante bien. Me reservo tiempo para mis cosas del día siguiente, privo o castigo a la gente que me viene con urgencias y con quiero tener una reunión en 5 minutos, quiero resolver este tema.
Siempre digo “Las urgencias de los demás no son tus urgencias y hay que hacerse respetar un poco” todo dentro de una lógica, todos tenemos jefes y todos tenemos gente a la que obedecer y asuntos que por su propia naturaleza no pueden esperar, normalmente son muchos menos de los que creemos que son.
“Mí revisión diaria consiste elegir 3 tareas importantes que tengo que hacer ese día.”
Augusto: Eso es correcto, yo aprendí hace muchos años de la revisión diaria. Una vez que identificaba cuales eran esas tres cosas más importantes cualquier otra cosa que viniera llegando primero la comparaba con esas tres cosas y en base a eso decidía. Así fue como empecé con mí revisión diaria.
Mucha gente piensa que sería fantástico hacer tan solo tres tareas al día, pero nunca es así, siempre hay muchas más cosas que hacer.
Dentro del volumen de cosas que tienes, entiendo que proteges esas tres tareas, pero como identificas el resto de las tareas que habías definido y que no son tan importantes una vez que estas tres tareas están organizadas, están planificadas e inclusive hechas.
Rubén: A veces es complicado, en el fondo lo que decía antes de saber cuáles son tus objetivos, saber hacia dónde vas, todo lo que te lleve hacia allí es importante.
Todo lo que no te lleve hacia allí es más bien una distracción o son labores de gestión rutinarias, entonces, aparte de esas tres cosas hago muchísimas, pero trato de lidiar con los tres ladrones principales de tiempo, que siempre identificamos:
- Las reuniones
- El teléfono
- El email
He conseguido reconducir muchas cosas hacia el email porque soy bastante duro con el teléfono y no lo contesto tan fácilmente.
Trato de que sea yo el que diga cuando hago las cosas que creo que son muy importantes y no las cosas que me digan a mí cuando debo atenderlas. No es que sea antipático, pero la gente también me va conociendo.
Atiendes una llamada y dices: ahora estoy ocupado te llamo en 2 horas, y lo dices de manera educada. Esa persona sabe que va a ser atendida y a la vez digamos que te está interrumpiendo de una manera suave. Para diferenciar realmente que es importante y que no, el consejo principal que yo daría es: piensa siempre, antes de hacer algo.
Antes de hacer cualquier cosa me gusta pensar que es lo que estoy haciendo, cosa que no siempre hacemos, es decir, el día a día a veces es el que nos lleva a nosotros, ¿porque voy a esta reunión?, ¿porque tengo que ir? ¿Realmente tengo que ir? ¿Es una reunión que me hace avanzar en un proyecto clave que me he fijado yo este año? ¿o me los ha fijado la empresa? ¿o me los ha fijado mí jefe?, ¿hay alternativa a esto? ¿Se puede hacer de otra manera? ¿Es suficiente con una conversación?, ¿es suficiente con una llamada?
Lo mismo cuando son mis tres tareas del día. Quizás el principal gesto es lo que llamo el enfoque en la propia tarea. Pregúntate y es una cuestión de diez segundos que prácticamente lo haces de manera intuitiva; ¿porque estás haciendo lo que haces? ¿Para qué lo estás haciendo? ¿Se puede hacer de otra manera? ¿Es evitable o no? .Creo que eso funciona mejor que tener una lista y empezar a tachar tareas. Muchas veces la gente le da más importancia a las herramientas y fíjate que ahora estoy hablando de herramientas de papel, de baja tecnología.
El sentido común productivo como dices tú en ocasiones es el menos común de los sentidos. Tomate tiempo, aveces es suficiente con tomar tiempo, tener tiempo para pensar, siempre defiendo muchísimo el tema de tener tiempo para pensar, que no son más que 30 segundos máximo antes de una tarea, el hacerte cuatro reflexiones rápidas y luego tener tiempo para pensar en objetivos, etc., esas revisiones de alto alcance son lo que te van a ir diciendo que es importante para ti.
Augusto: Eso es correcto, yo siempre he defendido el tiempo para pensar, porque el día a veces no nos permite hacerlo, pero debemos tratar de vez en cuando de agarrar el control y dirigirlo un poco mejor.
Es una revisión diaria bastante completa. Con tu revisión semanal, tiene un lugar, una rutina o simplemente es algo que termina pasando en algún momento entre viernes y domingo o incluso es algo estructurado, fijo que tiene cierta periodicidad, cierta manera de suceder, que es lo que hace de esa revisión algo importante, esa revisión especial, esa revisión interesante y como tú sabes es una de las cosas donde la gente tiende a fallar más, eso hace que tu revisión semanal sea exitosa.
Rubén: Bueno Exitosa, exitosa, Como decía, todos estamos aprendiendo continuamente. Yo normalmente las dos últimas horas laborables, vamos a decir, las tengo un poco en cuarentena, la última media hora la reservo en mí calendario y la llamo revisión semanal GTD, es decir lo mismo que cuando hablamos de tener tiempo de calidad para pensar y la gente te dice que ellos no tienen tiempo, yo tampoco, pero yo me planifico el tiempo, si quiero pensar, me creo una tarea que ocupe medía hora y me la creo en el calendario, y como te digo normalmente, no bloqueo el calendario con cosas que son planificadas para pensar, es suficiente con media hora al final y normalmente es en las dos últimas horas del viernes, en las últimas dos horas laborales.
Es importante concretar, el tiempo para pensar es algo físico, es una actividad más, es una tarea más, igual la labor importante de mañana es preservarte dos horas para pensar cómo va todo tu trabajo y que va bien, que va mal, que vas a poner en práctica. Eso también es trabajar, eso es lo que no hace la gente, la gente no hace eso y claro como bien dice la ley de Parkinson el trabajo tiende a expandirse hasta el infinito y si tu no reservas el hueco para pensar, planificar, revisar, el trabajo te va a consumir toda la jornada, profesional y personal.
En lo personal también la revisión suele ser el viernes. Trato de hacer un balance de la semana, allí quizá en lo personal hago un balance más emocional, en que he fallado, porque me he enfadado en aquella discusión, porque he dado una mala respuesta, es un balance un poco más personal porque los proyectos ordinarios de hacer compras, hacer recados no dan tanto de sí.
Bueno el blog también lo planifico así, las entradas, los temas de los que quiero hablar, etc., son temas que considero menos importantes, a la gente le interesa más el aspecto profesional, muy importante, en cuanto a la revisión semanal que trato, en la revisión diaria decíamos antes que elijo tres tareas máximo, tres tareas muy concretas de hacer algo, hacer este informe, avanzar con esto, hacer tal reunión, cosas concretas.
En la revisión semanal sí que le doy un vistazo a los proyectos, que creo que es un poco ortodoxo en lo que respecta a GTD, es ampliar que tal van los proyectos, que tareas si no las has ido actualizando tras hacerlas he hecho esta semana, que tareas me quedan, ¿ha pasado algo sobre este proyecto que sea necesario replanificar?, ¿ha aparecido un nuevo riesgo?, ¿ha aparecido un nuevo obstáculo?, entonces igual hay que sentarse a resolverlo y cambian todas las planificaciones, me ocupo un poco más semanalmente de los proyectos, que no dejan de ser un conjunto de tareas con una meta un objetivo común.
Eso es un poco el que y el cómo lo hago. Realmente con el tiempo es algo natural y como te decía empleo baja tecnología y la única herramienta que utilizamos en el trabajo es Outlook, el 80% de las tareas me entran por el correo electrónico, así pues, me estoy limitando a crear unas listas, unas subcarpetas debajo de la bandeja de entrada que son: Pendiente de Procesar, Enviado, en Espera, un sistema de archivado, etc., es algo tan banal como crear un sub directorio, pero lo importante es el procesar cada X tiempo, X veces al día, el tratar de llegar al famoso inbox cero, dejar la bandeja de entrada vacía, delegar, en mí caso al tener un puesto entre comillas de responsabilidad yo muchas cosas las tengo que delegar no las resuelvo yo, pero tengo que decir quien las tiene que resolver.
Augusto: Hablamos de tecnología y obviamente mencionas Outlook lo cual te ubica en un Pc, también mencionas mucho papel, mucho lápiz, pero ¿que otra tecnología usas?, ¿te gusta? no ¿te gusta? ¿cual es el enfoque tecnológico de Rubén?, ¿que usas a nivel de tecnología que funciona para Rubén? ¿y que no funciona?.
Rubén: De tecnología utilizo un ordenador portátil pero también diferenciaría que mí trabajo se desarrolla mucho desde mí puesto lo cual es PC de sobremesa, un puesto fijo.
También tengo que asistir a reuniones y tengo ese componente que a veces hay que resolver unos asuntos que son urgentes y lo son si o si, me tengo que llevar un portátil y normalmente es a través del correo electrónico que doy instrucciones, recibo información etc. ,etc.
Se cuida bastante general no tener dispositivo móviles, iPad, Tablet o smartphones o lo que sea, el componente tecnológico es lo de menos lo más importante es el modo de utilización, pero en mi vida personal utilizo el smartphone a veces como libreta virtual, ya que me he acostumbrado al correo, sé que no es lo más efectivo, pero simplemente mandarme un email desde cualquier ubicación a ese punto de entrada común, me hace tener todo recopilado en el mismo sitio, partiendo de la base que hay herramientas mejores que el cliente de correo pero al ser una herramienta que me viene impuesta por ser corporativa pues me viene bien mandar correo desde cualquier lado con el móvil.
“me he acostumbrado de correo, se que no es lo mas efectivo, pero simplemente mandarme un email desde cualquier ubicación a ese punto de entrada común, me hace tener todo recopilado en el mismo sitio.”
Augusto: La herramienta más útil es la que uno usa. La realidad es que el correo es una herramienta a la cual uno va constantemente, yo hago igual, me envío correos constantemente porque es la manera más rápida de llegar ahí
Rubén: Pero por ejemplo yo tengo un problema concreto, en mí trabajo y es que muchísimas herramientas de productividad comerciales, insisto muchas tienen su versión gratuitas, pero están prohibidas por razones de seguridad de mí empresa con lo cual no me acaban sirviendo para tener esa movilidad, entonces el correo es lo único que me queda y es el punto de entrada común y lo utilizo un poco como ese elemento donde voy recopilando todas las cosas.
Augusto: déjame hacerte otra pregunta, que proyecto interesante viene, desde el punto de vista personal, con el blog, para lo que queda de este año, quizá para el año que viene. Parece mentira pero ya estamos a principios de Diciembre, parece ayer que andábamos celebrando el año, pero ya vamos camino a finalizarlo, ¿que proyectos interesantes hay en el blog o inclusive desde el punto de vista personal para este 2014 o inclusive quizás para el 2015?
Rubén: Bueno proyectos personales relacionados con el blog y con el mundillo de la productividad hay varios, tenemos, o yo por lo menos tengo la espina clavada de unas jornadas presenciales, posiblemente en Madrid o Barcelona. El punto de confluencia de la gente de España. Madrid mejor que Barcelona desde el punto de vista que geográficamente está en el centro y nos juntamos unos cuantos locos, algunos muy locos y muy importantes en el mundillo de la productividad que es un poco los que estaban tirando del carro, el amigo Jeroen Sangers, José Miguel Bolívar, David Torné, tú los conoces a todos ellos.
Se hicieron unas jornadas iniciales un tanto en plan aficionado en cuanto a logística, y queríamos hacer algo un poco más vistoso, más organizado, una jornada de un día simplemente pero que sirviera un poco mostrar GTD o concretamente GTD y era el objetivo popularizar GTD como herramienta, creo es lo que más funciona, como sistema global.
Queríamos centrarnos un poco en esto, pero con todos los rollos de la crisis es difícil sacar algo de patrocinio, la intención era hacerlo de manera filantrópica, pero siempre se necesita, si vas a Madrid una pequeña logística en cuanto salas, proyectores, etc., pues que no te cueste nada el esfuerzo de ir a Madrid. Entonces ha sido más complicado de lo que pensamos, pero espero que mejoren las condiciones o alguien que este escuchando, se anime y nos apoye un poco, yo creo que es un proyecto muy interesante y para las empresas es un proyecto muy interesante, todavía hablas de productividad personal y piensan en hacer más tornillos por hora, es el concepto de la productividad mecanicista y el concepto de Ford de hacer más coches en menos tiempo. En realidad no tiene nada que ver con esto. Creo que es un nombre bastante desafortunado el de Productividad, todo se ha dicho, me gusta más hablar de gestionar tu atención, me parece más relacionado con lo que verdaderamente hay detrás de estas historias.
Esos dos proyectos al margen del blog son los más relevantes, y luego por supuesto colaborar en diferentes sitios y bueno también de manera acotada, el blog no deja de ser un entretenimiento, entretenimiento me refiero no como ladrón de tiempo sino que es algo no profesional, ni retribuido, pero poco a poco voy haciendo contactos, voy conociendo a la gente, hay gente que te escribe, gente que te pregunta, gente que te da las gracias, y eso la verdad es muy gratificante. Es una experiencia que detrás de una pantalla no esperas muchas veces que haya toda esa vida y hay mucha más vida de la que nos esperamos.
Augusto: Hay bastante más vida de la que una se imagina, cuando uno recibe un email de gente dándote las gracias por algo que dijiste, es algo satisfactorio.
Cuando a uno le hacen entrevistas y lo invitan a estas cosas a veces se queda con las ganas de que le hagan una pregunta. ¿Cuál hubiera sido esa pregunta que nadie te ha hecho o que yo no he hecho hoy y que te hubiese gustado que te hicieran? y obviamente ¿cual es la respuesta?.
Rubén: No sé, la gran pregunta alrededor de todo este mundo de productividad me la hizo precisamente hace unos días un amigo mío, me lo encontré por la calle, y el sabía que ando con estos temas y me dice:
“Pero ¿por qué es necesario que yo recurra a nada para ser más productivo?”
Yo creo que es la gran pregunta que nos deberíamos hacer todos con este tema, es decir, tu puedes ser más productivo y puedes ser más feliz, en definitiva, cuando yo escribo de cosas de liderazgo y de comunicación, lo hago por varios motivos, pero yo veo que todo esto tiene un cierto punto espiritual incluso, es decir si yo consigo avanzar como persona seré más feliz, me sentiré mas realizado haré a su vez mejor mí trabajo y seguro que si yo cambio los demás van a cambiar también, creo que es la única manera de cambiar al mundo, cambiar tus pequeñas cositas y predicar por el ejemplo y no la palabra, pues hablar es muy fácil y hacerlo no tanto.
Entonces me decía, ¿porque tengo que ver tu blog?, ¿siguiendo tu blog voy a trabajar mejor?.
Le digo No, yo por lo menos no escribo para venderte nada, no te puedo vender nada. Eres tú, insisto, el que tiene coger, probar esto de aquí, probar esto de allá, ver lo que te funciona y aprender a fuerza de equivocarte.
Lo que me parece muy triste es que hay mucha gente, que no tiene 30 años de experiencia, sino que tiene 30 años repitiendo el mismo día, es como el día de la marmota.
Va al trabajo y hace lo mismo. Va el trabajo por la misma acera y saluda a la misma persona a la misma altura de la calle todos los días y me parece que en definitiva es triste poco creativo.
Temas de creatividad que también me interesan bastante, hay muchos mensajes que se me ocurren, una pega muy importante que le pone la gente a esto de la productividad es: Con esto me voy a convertir en automata, con tantas listas, con tantos sistemas, con tanto revisar y si una acción lleva menos de dos minutos la tengo que hacer ahora y si no la tengo que hacer después, parece que hay gente que se imagina con un cronómetro y un montón de listas alrededor y dicen realmente no voy a tener libertad, no voy a poder ser libre para elegir lo que hago y es todo lo contrario, por lo menos mí experiencia es todo lo contrario.
Mediante el control del día a día es cuando puedes ser libre, porque desde luego si estás trabajando y no puedes sentarte en tu mesa para hacer lo que tienes que hacer porque te interrumpen 27 veces, haces 200 reuniones, 43 llamadas y 50 mil correos, ni te sientes realizado trabajando, ni te sientes realizado como persona, porque esto si no los controlas y más aún en esta sociedad de la locura y la intoxicación, el móvil sigue sonando, sigue sonado después de que acabe tu jornada, te siguen llegando correos después se acaba tu jornada y en el fondo si conseguimos controlar todo eso tendremos tiempo como decíamos antes para pensar en otras cosas, para tener una perspectiva y para saber a dónde vamos o por lo menos intentar ir hacia un punto en el cual yo verdaderamente quiero estar.
Es un poco filosófico, es un poco místico, por momentos a veces me pongo un poco Zen, pero sinceramente creo que es eso y en eso está la potencia de todo esto de la productividad. El hacer listas y el controlar correos es solo una parte, es la parte del control. Pero es importantísimo unir la parte del control a la perspectiva, es lo que te da potencia, es orientar lo que tú estás haciendo hacia algo.
Solo podemos saber lo que no estamos haciendo cuando sabemos lo que estamos haciendo y sabiendo lo que estamos dejando de lado. El ser consciente de lo que estas dejando de lado, es lo que te va a hacer cambiar o no las maneras de ser, porque si tú no eres consciente de lo que no estas pudiendo hacer, serás feliz estando todo el día atrapado y entre correos. Como dicen es muy diferente la acción del movimiento o estar ocupado y ser productivo. Parece que es lo mismo, pero no tiene nada que ver.
“(…) El hacer listas y el controlar correos es solo una parte, es la parte del control. Pero es importantísimo unir la parte del control a la perspectiva, es lo que te da potencia, es orientar lo que tú estás haciendo hacia algo. Solo podemos saber lo que no estamos haciendo cuando sabemos lo que estamos haciendo y sabiendo lo que estamos dejando de lado.”
Augusto: No tiene nada que ver estoy de acuerdo contigo, creo uno tiene que averiguar que es ese elemento que te llama realmente la atención. Para algunos es poder trabajar libremente, para otros es poder jugar Golf todos los viernes, depende cual sea tu personalidad.
Cuando a mí me hacen una pregunta como esa, mi respuesta es que la productividad es lo que precisamente permite eso, y a veces caminar como una marmota por la misma acera y saludar a la misma persona todas las mañanas es exactamente lo que me permite sentarme a las 4 de la mañana y pasar a veces dos horas escribiendo un libro.
Rubén: Me estaba riendo solo porque para ir concluyendo, lo que le va a pasar a la gente o al menos a mí me ocurre, no sé si es una paradoja o no, es que resulta que el otro día había un proyecto importante que no salía adelante y me ofrecí a echarles una mano.
Esa misma persona que estaba atascada con ese proyecto me pregunta si estaba ocioso en el trabajo. Es decir, cuando consigas hacer las cosas mejor, habrá gente que dirá: Vaya, esta persona no hace nada porque siempre tiene tiempo, así que no desesperemos porque habrá gente que siempre ve a la gente que hacen las cosas bien como un saco sin fondo para seguirle mandando cosas.
La productividad no es todo, la productividad es una herramienta y hay que compaginarla con otras cosas, a mí me interesa mucho temas de inteligencia emocional, temas de comunicación, temas de liderazgo, pero no temas de liderazgo como para formar un gran líder con unas grandes habilidades, con unos skills de estos que te venden y te asustan.
Todos somos líderes, todos tenemos que liderar por momentos, liderar desde pequeño. Pero que no desespere la gente si encima hace las cosas mejor, siempre va a haber quién le diga, tu no haces nada, es que yo no tengo tiempo para esto y tu como tienes mucho tiempo libre, etc., etc.
“cuando consigas hacer las cosas mejor, habrá gente que dirá: Vaya esta persona no hace nada porque siempre tiene tiempo”
Augusto: Lo tenemos todos, recuerdo hace muchos años sentado en un cubículo, mí jefe pasó detrás mío, yo tenía el Outlook abierto y con mucho estrés se dio cuenta que mí bandeja de entrada estaba en cero, me pregunto con mucho estrés porque mi email estaba en cero y me toco explicarle que yo llegaba a Inbox Cero, que yo procesaba mis correos.
Rubén: Ese tipo de comentarios, cuando ven tu bandeja de correos vacía y dicen ahora ya lo entiendo, es que a ti no te Mandan correos.
Augusto: quiero darte las gracias por la entrevista, por participar por toda la información que nos has dado el día de hoy.
Rubén: En realidad gracias a ti, espero que la revista tenga éxito, en cuanto a que me parece muy importante a la gente que nos interesan estos temas, y nos interesa realmente a nosotros y que se empiece a construir una comunidad, que sea algo colaborativo, algo diverso, gente que está en diversas culturas, en Estados Unidos, en Centro América, Sur América, en Europa, en España en concreto porque los problemas posiblemente son diferentes, es decir, lo que rodea a todos es diferente, aunque el núcleo sea el mismo y en el fondo los grandes problemas sean más de tipo personal, psicológico, de conductas, de hábitos, como decimos, creo que todos los enfoques son válidos y ojalá consigamos tener una plataforma donde podamos aportar todos y aportar diversidad que sinceramente creo que enriquece.
Augusto: Ese es uno de los objetivos que esperamos ir logrando con los distintos números, esperamos que empiece a participar más gente de Latino América, gente de habla hispana aquí en Estados Unidos, y que realmente se convierta en una comunidad donde la gente pueda venir a leer, a aprender y encontrar diferentes perspectivas de lo que es la productividad.
Me gusta preguntar, ¿a quien te gustaría ver escuchar?, ¿a quien te gustaría que fuera la entrevista?. ¿Quién sería esa persona o personas?
Rubén: Yo aprendo mucho de todas las personas, de hecho, nadie en concreto; realmente disfruto mucho con cada experiencia, con cada blog, con cada libro, soy un loco de los libros, creo que es algo que queda latente en el blog, pero me parece he oído a hablar y defender, porque a veces hace una defensa del GTD en su versión más purista, por ejemplo José Miguel Bolívar puede ser un buen exponente de porque GTD y no otras cosas, y podría ser muy interesante su participación en ese aspecto. Porque lo ve como un Pack indisoluble; porque te aseguro oyéndole hablar tiene sus motivos y sus argumentos que por supuesto son de peso. Puede ser una revista interesante a ese respecto.
Augusto: Contactaremos a José Miguel en algún momento. Pero bueno como te decía, muchas gracias en algún momento compartiremos con Ruiz Zafón quién sería una persona interesantísima de traer aquí para sentarse a conversar. Muchísimas gracias Rubén por el tiempo y por participar aquí con nosotros en Productive! Magazine en Español.
Rubén: Muchas Gracias a ti Augusto, venga un abrazo para todos.
Para ver la entrevista con Ruben Alzola en video haga clic:
