Tus hábitos determinan tu productividad

“Primero hacemos nuestros hábitos, después nuestros hábitos nos hacen a nosotros.” ~ Charles C. Noble

Nos encontramos en una sociedad en la que, cada vez más, los individuos necesitamos una gran capacidad de autogestión. Se espera de nosotros que, sean cuales sean los papeles que desarrollemos, tanto en nuestra vida profesional como en la personal, seamos capaces de hacer que las cosas sucedan. Y no sólo eso, también debemos hacerlo razonablemente bien y no morir de una crisis de ansiedad por el camino.

Diría que la productividad personal se está convirtiendo en una de las habilidades más demandadas. No basta con saber diseñar, programar, escribir o lo que sea lo que haces para trabajar. Para tener éxito en esta vida y alcanzar tus objetivos, también debes saber organizarte, definir claramente tus objetivos y proyectos, detallar tus tareas y establecer dónde debes poner toda tu atención en cada momento.

Ser mejor es algo que siempre está a tu alcance

Aunque todavía hay gente que piensa que la productividad no va con ellos, que su personalidad no posee los rasgos necesarios para mantenerse organizados y ser productivos, lo cierto es que esto se puede aprender. Existen métodos, procedimientos y técnicas que ayudan a hacer más cosas menos esfuerzo, a ser capaz de centrarse en lo que es importante y a evitar un sinfín de posibles distracciones.

Si estás leyendo esto es porque sabes que una buena organización personal puede aportar grandes cosas a tu vida. O, al menos, has llegado a una situación en que el exceso de compromisos y responsabilidades que has ido aceptando, aveces inconscientemente, te hacen vivir en un estado de constante preocupación y ansiedad, y estás tratando de buscar soluciones.

Pues bien, déjame decirte que no necesitas grandes conocimientos. No hace falta conocer a fondo ninguna metodología de productividad personal para estar mínimamente organizado. Con cuatro pequeñas nociones de sentido común, puedes tenerlo todo—más o menos—bajo control, aunque el sistema que utilices no tenga nombre ni siglas.

El poder de los hábitos

Vale. Quieres estar bien organizado y parece que eso no es tan difícil. Entonces ¿por qué cuesta tanto?

Nuestros hábitos conforman nuestro carácter y dirigen nuestras vidas. De manera consistente, y muchas veces inconsciente, se reflejan en nuestro comportamiento de cada día, y en nuestra respuesta ante cualquier situación. En última instancia, son nuestros hábitos los que definen lo eficientes o ineficientes que somos.

La buena noticia es que los hábitos también se pueden aprender—y desaprender. La mala, es que no es nada fácil. Somos animales de costumbres. Cambiar nuestra natural tendencia a distraernos o a dejarnos llevar por las situaciones urgentes antes que por las importantes, requiere algo más que unos pequeños cambios en nuestra vida. Para cambiar de hábitos, adquirir un nuevo hábito que nos va a beneficiar o eliminar uno que nos está perjudicando, es necesario un proceso relativamente largo y pesado, que requiere una dedicación absoluta y, sobre todo, una motivación superior.

Si reconoces que tus hábitos no son los mejores para ser productivo (¡enhorabuena, ése es el primer paso!), te recomiendo fervientemente que leas el libro El Poder de Los Hábitos de Charles Duhigg. En él se explica de manera muy amena qué ha descubierto la ciencia acerca de los hábitos—por qué y cómo se forman—y, aún más interesante, cómo se pueden crear nuevos hábitos que te ayuden a vivir mejor o cambiar aquéllos que te perjudican. Y no solo a nivel individual, sino también a nivel de organizaciones y sociedades.

Un hábito es una forma de pensar o hacer que se adquiere a base de perseverancia y repetición. Adquirir un buen hábito no es fácil, pero el premio merece la pena. Cuando no lo tienes, estás inseguro y titubeas. Cuando lo tienes, te trasciende; lo llevas a cabo sin apenas darte cuenta, sin esfuerzo.

¿Qué hábitos necesitas para organizarte con eficacia?

Sí, ha llegado el momento de concretar. Si no lo estás haciendo ya, básicamente necesitas empezar a hacer de manera sistemática, estas tres cosas.

1. No guardes nada en tu cabeza

Constantemente llegan a tu cabeza nuevas ideas, preocupaciones, recordatorios de cosas que están incompletas, etc…, que te distraen de lo que estás haciendo y te produce un cierto nivel de estrés. Debes capturar todo eso inmediatamente en algún sitio que sepas que vas revisar más adelante (una libreta, un ordenador, un smartphone).

Debes hacerlo con todo tipo de cosas, las que tienes que hacer pronto y las que tienes que hacer algún día, las grandes y las pequeñas, las que tienen que ver con tu trabajo y las que son parte de tu vida personal, las que son importantes y las que no lo parecen. Piensa que todo aquello que tu mente considera de alguna manera incompleto o inacabado requiere tu atención de forma constante e inconsciente. Pensar repetidas veces en lo mismo te hace perder el tiempo y es una fuente de estrés. Al sacar estas cosas a un sistema de confianza dejas de pensar en ellas y aumentas tu concentración en la tarea que estás realizando.

2. Toma tus decisiones

Todo lo que llega a tu vida no puede quedarse simplemente ahí. Debes disciplinarte para tomar decisiones sobre todas tus cosas. Debes determinar claramente cuál es tu compromiso con respecto a cada cosa y decidir qué hacer—o qué no hacer—con ella. Debes visitar periódicamente el lugar donde has recopilado todas tus cosas y procesarlas. Procesar no significa hacer, significa aclarar qué es eso que has recopilado y decidir qué vas a hacer.

Haciendo esto tomas conciencia de todo lo que compone tu realidad y así te puedes concentrar en lo importante sin dejarte llevar por lo urgente. Adquieres el control de la situación, ya que sabes exactamente qué cosas estás dejando de hacer. Cada vez que tomas una decisión se produce una sensación de alivio y te sientes menos presionado. Todo está más claro.

3. Revisa tu sistema periódicamente

Para que tu sistema sea útil, debe estar actualizado. Debes revisar todas tus cosas, las de tu vida y las de tu trabajo, tus proyectos actuales y tus próximas acciones, tan a menudo como necesites para no tener pensar en ello. Revisar no significa solo mirar; también tienes que actualizar la información, añadir lo que falte y eliminar lo que sobre. Normalmente, con una revisión semanal es suficiente.

¡Atrévete con GTD!

Existen muchos métodos, herramientas y avances tecnológicos que te ayudarán a mejorar tu productividad personal, pero sólo van a funcionar si desarrollas los hábitos necesarios.

Seguramente ya has oído hablar de GTD (siglas de “Getting Things Done”). Uno de los motivos por los que esta metodología se ha extendido enormemente a lo largo y ancho de este mundo es que se trata de un método que cualquiera puede aprender, enseñar y compartir. Es sencillo e intuitivo, pero no te voy a engañar, requiere disciplina. Eso hace que sea más fácil para unos que para otros, pero nadie está exento de posibilidades. ¿Estás preparado para tomar las riendas de tu vida?

Foto: Flickr / patti haskins CC BY-SA 2.0