Hábitos para rookies
Modificando tus hábitos para mejorar tu productividad
Modificar tus hábitos, para hacer las cosas de forma distinta, evitando comportamientos erráticos, es la única forma de mejorar tu productividad personal. Desde mis inicios en el aprendizaje sobre autogestión y productividad he intentado probar todas aquellas técnicas y métodos que pudieran ayudarme a hacer más cosas y de la mejor manera. Sin embargo tengo que rendirme a la evidencia, no hay sistema ni herramienta que valgan si no implican cambio.
Pero, cambiar tu forma de actuar no es tan sencillo. Hacer las cosas de una determinada manera durante años, se enraízan las malas costumbres a tal profundidad, que para revertirlas necesitas algo más que voluntad y transpiración. Lanzarte a un gran cambio para darle un giro global a tu forma de proceder es garantía de fracaso. Ese tránsito hacia una versión mejorada de tu persona es como moldear una figura de barro, debes aplicar correcciones sutiles y graduales para llegar a la visión deseada.
Por una parte, el problema reside en la lentitud del proceso. Focalizar en un aspecto a mejorar te obliga a aplazar otros giros hasta no haberlo consolidado, ya que aplicarlos en paralelo dispersa el esfuerzo y facilita volver a lo de antes. Por otra, el rechazo producido por el cambio en sí, genera una fricción que erosionará tu determinación. ¿Existe una solución que permita colocarnos en el camino adecuado?
Hay que crear un background formado por hábitos sencillos que generen una mejora perceptible desde un primer momento. Una vez consolidados te servirán de soporte para intentar dar un giro más ambicioso. Para implantarlos puedes buscar un sistema de trabajo que integre la gestión de los pormenores del día a día, e intente dar respuesta a los problemas más comunes, a nivel de acción y de concepto. En otras palabras, busca un método de productividad personal.
El porque siempre me ha gustado GTD
Desde hace años soy seguidor de Getting Things Done (GTD) de David Allen. Me sentí atraído por su simplicidad y su escalabilidad a cualquier tipo o volumen de trabajo, pero lo que realmente me engancho fue el retorno obtenido desde un primer momento. Los pequeños cambios introducidos por las pautas que configuraban el sistema, me empujaban a hacer las cosas de diferente manera sin preguntarme, ni preocuparme, del porque hacia eso…
…porque recopilaba de forma compulsiva, porque no paraba a tomar una decisión cada vez que lidiaba con una petición o una interrupción, porque dedicaba 2 horas cada sábado a revisar mis asuntos sin distracción ninguna… lo dictaba el sistema y el sistema funcionaba.
El método actúa como vehículo para introducir una nueva forma de actuar. Inocula unos cambios silenciosos a los que no prestas atención. Estás cambiando tus hábitos de forma implícita, evitando la racionalización y por lo tanto el rechazo a la nueva práctica.
Analizar dichos cambios o el sistema en si, no es la intención de éste artículo, sin embargo me gustaría desmenuzar la red formada en segundo plano en forma de hábitos al que no solemos prestar atención. Algunos de estos hábitos han estado presentes en tu forma de hacer las cosas desde siempre, pero nunca les has dado la importancia que merecen, ni los has reconocido como entidad propia dentro de tu forma de proceder:
Capturar. El más poderoso de los hábitos y el enganche para seguir la implantación del sistema. La respuesta para gestionar toda interrupción y recopilar cada destello de creatividad, dejando de lado el pensamiento crítico. Dedicas tiempo a anotar pero sin tomar decisiones en el mismo instante. Dos actividades que antes convivían, ahora se separan.
Procesar. Cada día dedicas tiempo a revisar lo enviado a tu bandeja de entrada y decides que hacer con ello. No es como repasar lo que llega a tu cuenta de correo, durante esos 15 minutos diarios te ves obligado a centrarte en tomar decisiones sobre cada asunto pendiente que está esperando por ti. Te empiezas a tomar en serio todo el tinglado.
Organizar. Aportas orden a tu actividad a través del mantenimiento del estado de tus acciones y proyectos. Te obligas a mantener un cierto orden, por lo menos en la lista de próximas acciones y vaciando la bandeja de entrada durante la semana, y extendiéndolo a todas las listas durante tu revisión semanal. Sin orden, el método no es funcional, se derrumba y lo pierdes todo.
Enfocar. La actividad ya no es algo difuso, en forma de lista de tareas de las cuales puedes sacar la que más te apetezca, como si de una caja de bombones se tratara. A través del filtrado por contexto, tiempo y energía asignado a las acciones puedes saber exactamente que puedes hacer en este preciso momento. Lo que antes eran 20 tareas, ahora son 3 acciones. No tienes excusas, te ves obligado a aplicarte a fondo, a focalizar sobre ese pequeño grupo sin distracciones a las que agarrarte.
Revisar. Reservarte tiempo para ti y tus asuntos, obligando a los demás y sobre todo a ti mismo a respetar el “no molestar” impuesto. La puesta a punto diaria y semanal prepara, anticipa y genera compromiso con tu actividad.
Hacer. Eso es lo que perseguimos ¿no? Es una necesidad, y la finalidad de todo el circo que rodea la productividad personal, pero demasiadas veces toda la parafernalia que conlleva en forma de preparativos y planificación nos hace perder de vista lo que perseguimos, también GTD. Dedico tiempo explícito a cerrar proyectos y quitarme de encima pequeñas acciones. Empleo tiempo a las acciones más importantes del día, y me enfoco en esta actividad concreta.
Este último punto me hizo darme cuenta que no hay que dar nada por sobreentendido. Son hábitos sencillos que hay que cuidar, llevándolos a cabo con la máxima atención. Si mencionaba la necesidad de implantar un germen de costumbres sanas de forma implícita, acabaré haciendo referencia a la necesidad de ser ortodoxo en la implantación de un sistema de trabajo, sea GTD o cualquier otro. Ese rigor, es el que garantiza que focalicemos nuestra atención en aplicar las normas, no en cambiar la manera de trabajar.
Con el pasar del tiempo, pulirás tu forma de trabajar, a la vez que reafirmas y consolidas tus hábitos. El indicador de madurez se enciende cuando ya no percibes que cada pauta o costumbre forma parte de un sistema, sino de tu forma habitual de trabajo, ni siquiera pensarás en ello simplemente te centrarás en tus proyectos. Ese, será el momento de dar un nuevo paso al frente, planteándote actuar cambiando costumbres que quedan fuera del sistema y requieren de un cambio explícito… pero de eso ya hablaremos.
Foto: Flickr / shankar s. CC BY 2.0
