El corazón de la productividad personal
Existen muchos enfoques para definir exactamente qué es el corazón de la productividad personal, yo diría que tantos enfoques como personas. Aunque los resultados de las mejoras que experimenta nuestra productividad personal puedan medirse en términos meramente económicos, de bienestar o de tiempo libre, en realidad son productos secundarios derivados de la consecución de determinados objetivos marcados de antemano.
Es aquí donde subyace todo el interés de un individuo por mejorar su productividad personal. Es por eso que a mí me gusta definir la productividad personal, como la “ciencia que estudia la forma cómo empleamos nuestros recursos para la consecución de objetivos a través de la ejecución de tareas relevantes”.
Que no se nos escape esta última palabra. Relevante. Es la palabra más importante de toda la definición.
¿Qué es un objetivo relevante?
Lo primero que debemos tener en cuenta es que ser productivo no es estar muy ocupado. Esta es la primera trampa en la que cae la gente que se considera productiva sin serlo realmente. Puedes estar todo el día haciendo cosas y no alcanzar ninguna meta. Puedes pasarte el día corriendo en círculos y no llegar a ninguna parte. Afortunadamente, esta es una fase relativamente sencilla de superar.
Tenemos claro, pues, que es necesario encaminar nuestros esfuerzos hacia la realización de tareas específicas. Esta es la segunda trampa en la que caen las personas que se consideran a sí mismas productivas sin serlo. Una trampa en la que se queda atrapada muchísima gente a lo largo de toda su vida. Lo más importante no es elaborar una lista de tareas e ir tachando cosas, cuantas más mejor.
Uno de los grandes secretos de esto de ser productivo radica en tomar las decisiones correctas, y algunas de las decisiones más importantes que debemos tomar es precisamente la elección de las tareas que debemos o necesitamos realizar. Es decir, que las cosas que tachamos nos acerquen lo más posible a la consecución de un fin último.
Definimos, por tanto, una tarea relevante como una porción de trabajo convenientemente identificada y procesada que debemos realizar para la consecución de un objetivo concreto.
Este es uno de los secretos más importantes de las personas que consideramos altamente productivas. No es que hagan más cosas a lo largo del día que el resto de los mortales, por regla general. Es que cada cosa que hacen les acercan más y más a la consecución de sus objetivos.
Puesto así, negro sobre blanco, parece algo bastante sencillo; pero, en realidad, identificar cuándo una tarea nos acerca a la consecución de un fin es mucho más difícil de lo que parece. Las tareas que a priori pueden parecer relevantes, puestas en un contexto más amplio pueden no serlo y viceversa.
En una de mis citas preferidas, Abraham Lincoln dijo “Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro horas afilando el hacha”. Seguramente si a mí me hubieran dicho que cortara un árbol, me habría puesto a talar enseguida. Afilar el hacha me hubiera parecido una tarea poco relevante, pero en el cómputo general de la consecución del objetivo (cortar el árbol), pesa mucho más que el hecho de talar en sí.
Es la vieja pelea que se libra todos los días en muchas empresas de perfil medio, en la que no se termina de tener conciencia de la importancia de invertir en formación continua y en el desarrollo de herramientas y procesos (afilar el hacha) y se suele anteponer el trabajo de producción puro (dar golpes al árbol para talarlo).
Por desgracia, no está en manos de todos nosotros regir los designios de una compañía, pero sí podemos conducir los pasos de nuestra propia vida. Es por ello que siempre que acometamos alguna tarea, debemos tomarnos un instante de reflexión y pensar: “¿por qué voy a hacer esto?”. Si la respuesta es que la realización de esta tarea nos acerca a nuestro objetivo de una forma importante desde un punto de vista global, seguiremos adelante. Si la respuesta no es clara, lo mejor es replantearnos la tarea.
Este truco no es mío, es del Presidente Eisenhower. Parece que tenemos bastantes cosas que aprender de algunos antiguos Presidentes de los Estados Unidos.
Al final, la culminación de todo este proceso de identificación de tareas relevantes lo veremos cuando midamos lo que hemos conseguido mediante el empleo de nuestro tiempo a mediano plazo. Seguro que no vamos a contar el número de tareas tachadas en un cuaderno, sino más bien; vamos a contar la consecución de hitos. Son estos hitos los que te darán la medida de cuales tareas de entre las que te habías marcado eran relevantes y cuáles no lo eran.
Toda tarea que nos acerque a la consecución de un objetivo es una tarea relevante.
Es importante no contemplar las tareas como nodos aislados, sino como parte de un todo, un punto en el camino que conduce hacia nuestra meta final. De hecho, con las tareas ocurre exactamente igual que con los lugares. Viajar de un sitio a otro no es útil en sí mismo si no tenemos en cuenta el lugar al que queremos llegar. La misma tarea en contextos diferentes puede ser considerada relevante o irrelevante.
Un pequeño ejemplo personal
Recuerdo que tenía un jefe que todos los días me obligaba a redactar un reporte con todo el trabajo que hacía a lo largo de la jornada, costumbre que mantengo hasta la fecha. Una de mis tareas del día es escribir este reporte, lo que normalmente nunca me toma más de diez minutos.
Este jefe que me obligó a empezar a hacerlo jamás leyó ni uno solo de mis reportes durante los nueve meses que trabajé para él y yo, por supuesto, tampoco lo hacía. La tarea de rellenar el informe era absolutamente irrelevante para la consecución, tanto de mis objetivos (completar los proyectos que se me asignaban en las fechas fijadas), como del objetivo de mi empresa (que no era otro que ganar dinero en última instancia). En este contexto, probablemente echar una siesta de diez minutos en mitad de mi jornada me hubiera acercado más al objetivo.
Sin embargo, al darme cuenta de este hecho, empecé a recopilar, estudiar y analizar estos reportes periódicamente, como parte de un proceso de mejora continua, tanto personal como de los equipos que he tenido a mi cargo en los periodos de mi carrera en los que tenía un rol de manager.
Esto me ha hecho darme cuenta de los errores cometidos y me ha ayudado a sacar conclusiones para mejorar la forma en la que se realiza el trabajo sobre el que tengo responsabilidad. La redacción de estos informes se ha convertido en una tarea relevante dentro de un contexto más amplio, porque constituyen una información básica para la consecución de mis objetivos, que ya no son la entrega de proyectos en fecha, sino mejorar los tiempos de entrega de los proyectos.
Cambiando el enfoque de la tarea y haciendo que formara parte a su vez de un conjunto más amplio, se ha convertido en una tarea recurrente, relevante y estratégica.
La reflexión, en definitiva, que quería compartir en este artículo es que no debemos malgastar nuestro tiempo trabajando en balde. El tiempo es el único recurso del que disponemos a efectos de productividad personal y no podemos almacenarlo, comprarlo ni venderlo, por lo que antes de hacer uso de él, tomaos un momento para pensar si lo vais a invertir con sentido o no.
Foto: Flickr / Novemberdelta CC BY-NC-SA 2.0
